一早到辦公室，打開郵件回覆幾封後，右下角彈出訊息視窗，你又忙不迭地點開訊息回覆。投入工作沒幾分鐘，又聽到郵件的提示音響起，於是切換過去確認是什麼內容。即便你沒有急著回覆郵件，你的時間也早就碎在各個不同數位工具中。

在一天的工作中，我們會在各種LINE、Email、電話……不同的溝通工具中切換。然而，該怎麼使用才能真正讓我們更有效率，而不是反被工具奴役、耗費更多心力呢？

高手都這樣做

霍夫曼公關公司副總經理楊皓文受《商周》訪問時曾說：經常要與外商客戶、7國同事線上溝通，文字訊息、語音或面對面溝通，僅占她工作時數的3成，其他7成，她都用遠距數位工具如Email加線上會議解決；這關乎你如何將時間、工具、工作優先順序分門別類。她歸納出以下的使用層次。

「現在訊息太快，需要快速討論分配工作時，通常我都用即時通訊軟體（如Line）溝通、分工；但要白紙黑字留有根據、確保大家收到的訊息是『一致的』，或是在會議後做follow up（追蹤）的，就用Email。」楊皓文說。

另外，iCHEF共同創辦人程開佑受《商周》採訪時說，iCHEF所有資訊包括業績數字、訂單、各種文件都已經雲端化，開放同事共同編輯，且留有編輯紀錄，可以省去很多文件傳遞、寄Email的溝通成本，「可數據量化的，線上解決，把時間用在實際你需要的現場工作。」

台哥大總經理林之晨也說過：「認識我的人就知道，我是全世界最差勁的『回信者』，寄給我的email，常常5天、7天，甚至2個禮拜之後才回。因為email對我來說是投資報酬率最低的任務，所以只能留到有空檔的時候盡量處理。

Tumblr的創辦人David Karp的規矩是10點到公司以前不看email，因為『如果有要緊事，他們會打電話或是傳簡訊來』。」減少回覆email的時間，可以完成更多更重要的工作。

聰明切換Line、Email和電話使用

Line的群組適合做簡單、快速的小討論，但若有須白紙黑字記下的重要訊息，或是Follow up則更適合透過mail同步大家的資訊。

Email適合對外的溝通、正式佈達的狀況，例如會議決議、合約、合作形式的確認等等，比較適合以電郵處理。也能避免後續因為只透過電話聯繫，而沒有留存溝通的文字有爭議。

電話一通過去，對方需要馬上暫停手邊工作來回覆你。因此，電話比較適用於處理急迫、複雜的要務。難以用文字表達清楚，或者是緊急的事件，但這些情境透過雙方口頭討論，很快能有結論，這樣的類型就很適合使用電話溝通。

你可以這樣做

1.盤點現狀

先盤點一下目前使用的工具，有助於你重新整理，手上的工具是不是都有使用的「必要性」。例如，透過雲端檔案協作時可能會因為不同目的而新增各種表單，即便原先使用的目的已不復存在，還是可能會因為「習慣」而持續更新。

因此，盤點手邊的工具及使用的目的是首要的工作。

2.協調、建立明確使用方式

不想讓訊息打斷思緒，你可以在需要專心工作時，暫時關閉訊息通知。或者透過番茄鐘等工具，區分專心工作、休息時間，並在休息時間時再回覆訊息。

倘若你的工作有即時回覆訊息的需求，那也可以先和同事溝通協調，什麼時間段需要即時回覆，或是最慢你會在多久的時間內回覆訊息（這時可能就需要將番茄鐘的週期設定短一點）。

3.透過共用行事曆、虛擬辦公室等工具協助

這樣做可能會增加工具的使用，但可以更明確地讓彼此知道「什麼時間可以打擾」。例如，共用行事曆可以更方便地約定會議、討論的時間；虛擬辦公室則可以明確了解：對方休息或工作的狀態。

＊本文參考整理自商業周刊、MR JAMIE（林之晨）專欄、Amigo阿米果的人生攻略-自學派對

核稿編輯：林易萱