下一道咒語，讓專案計畫順利執行，人人保持理智。獲得尊重、關注、減少焦慮，這不是很好嗎？你可以幫助人們避免不必要的擔心，避免他們感覺被忽視、被看輕。
方法很簡單：當同事透過電子郵件傳送完成的案子過來，或是提出請求、分享重要的資訊時，請你回覆：「收到了」，或是「知道了」。
在日常中養成這項簡單的回覆習慣，可以使你的同事與合作夥伴心理踏實一些，確定自己已經獲得你的注意，你已經收到訊息了，不用擔心。
「收到／知悉」是一個超快速的人際連結點，顯示電子通訊的另一端有個人的存在。回覆「收到！」或「知道了」，是對上司、部屬和同儕的一種尊重。別忘了，請你也用這種禮貌對待客戶、廠商和求職者，畢竟沒有人想對虛無縹緲的乙太發出訊息。
雖然有人可能會說，「收到！」、「知道了」這種回覆，是占用收件匣空間的不必要郵件，實在占用時間，浪費iPhone效能，但是缺乏這種確認，有可能會損害信任感，引發負面想法，啟動對方不必要的腦補對話：
「她為何不回覆？一定是不在乎我。」
「我是不是冒犯了她？」（因為心生疑問，所以你開始查看以往的電子郵件，了解自己是否發過什麼訊息冒犯對方，結果浪費了很多時間。）
「不給我需要的資訊，這項專案我永遠無法完成。為什麼總是要讓我一直等啊？」（沮喪程度升高）
「無法如期完成，都是她的錯。」（這下子，你真的生氣了。）
然後，你帶著這些情緒回家，它們繼續發酵。一個簡單的請求，可能引爆，造成一場情緒災難。你不開心，在這種心情下面對他人，他們很快地也會變得不開心。
但其實只要簡單回覆一句：「收到了！」或「知道了」，就可以避免這些花時間又傷害別人情緒的反應。
別變成那樣的人――只聚焦於自己的待辦事項，忘了別人在那裡苦苦等候，不知道何時才能夠取得資訊。
想想看，你花了好幾週作出一份報告，交給你的主管，然後……石沉大海，對方完全沒有回應。這種感覺很糟，所以別成為那樣的人。不回覆收到同事交來的工作成果，形同貶低他人的努力。即便你設定自動傳送讀取回條，這也是不夠的。請讓你的同事知道，他們的努力十分可貴，值得你回覆：「收到」或「知悉」。
除了簡短回覆「收到」或「知道了」，若對方傳送的訊息中，有你無法立即回應的請求，你應該衡量一下，通知對方你何時能夠採取行動。
在職場上，能夠控管自己的時間，是一種力量的形式。因此，告訴你的同事，你預計何時可以提供資訊，等於讓對方可以規劃自己的工作和時間。
如果你讓位階比你低的同事把製作好的簡報傳給你看，他們必須在辦公室等你回覆意見進行修改，等到很晚，而你卻跑去和客戶共進晚餐，沒有通知他們，並且無意在翌日早上之前提供他們修改意見，相信我，你的團隊對你會很不爽。
有時，意圖良善的人會一直等到有解答才回覆他人，但這一拖可能就是數日——我們全都有過這樣的經驗。無論是服務顧客、出席會議，聚焦於另一項要務……基本上，你就是在做你自己的工作，把回覆他人的事擱置一旁，但你這種行為可能延誤他人，或是令他人失望。
採購部門的戴夫詢問你過去三年購買機票的支出，這需要你花一些時間匯集資料，雖然你正在處理了，但你沒有先回覆他。另一頭，沒有獲得你任何回覆的戴夫納悶著，不知道你是否收到他的訊息了，還是收到之後忘記了，為什麼這麼久還沒有回覆？
你這邊的實情是，你是個努力配合的團隊成員，戴夫卻覺得你造成工作瓶頸，他需要匯總資料，決定是否應該換掉公司往來的旅行社，卻被你卡住了。其實，你只要花幾秒鐘回覆一下：「收到了」或「知道了」，就可以免去戴夫的煩躁不安。
這項技巧適合你！如果你⋯⋯
• 人們向你提出請求，沒有獲得你的回覆，直接跑來找你。
• 當某人傳送你要的資料後，你認為這是對方該做的事，沒有回覆與致謝。
• 不大在乎收件匣中未讀的電子郵件數量。
• 工作時限要到時，總是戴上耳機，非常專注於工作…期望沒有人來找你，向你提出跟你手頭工作無關的其他請求。
• 當某人詢問或催促你第五次時，你的藉口總是這樣：「啊，那些信一定跑到垃圾郵件匣裡了！」
如何採取行動？
• 一收到請求、特殊宣布事項或完成的報告，就回覆對方：「收到」或「知悉」。
• 若對方傳來的訊息內含很長的文件，或是你需要花好些時間才能完成對方的請求，你應該先立即回覆對方，別等到你讀完文件或完成工作後才回覆。
處理他人的請求：
• 每天快速查看你的收件匣，進行郵件分類，回覆你稍早疏漏、應該回覆「收到」或「知悉」的那些郵件。
若一封電子郵件內含了不適當或不合理的請求，請馬上回覆，解釋箇中問題。因為這類郵件，你完全不回覆的話，往往會導致潛在衝突更加惡化。
向他人提出請求：
• 在郵件的「主旨」欄上寫清楚，讓對方知道需要採取的行動。若你需要對方立即回應，加註「急件！」
• 在訊息的一開頭，就寫明期望對方採取的行動。如果你不需要對方本週完成、下週再做也可以，請你也寫明。人人都會感謝有機會可以喘息一下，平衡手上正忙著應付的截止期限。
• 讓你的團隊幫助你。若你習慣在晚上腦力激盪，在穿著睡衣時想到了什麼，想對同事提出請求，切記把你寫的電子郵件存成草稿，設定在早上發送，讓你的同事能夠在足夠清醒的狀態下回覆你：「收到了！」
切記
• 「收到！」、「知道了」不能取代完整的回覆，可能的話，請你告訴對方，你預計回覆的時間，然後記在行事曆上，提醒自己記得處理。
• 如果你擔心「收到！」或「知道了」，可能會使對方誤以為你答應了什麼，可以改成「收到來信，請待覆。」
Case 1 先簡單回覆，調整對方的期待
溫蒂是個值得信賴的人，做事認真，是你在下班後會想要一起喝一杯的那種同事。身為一家服飾公司的高階主管，溫蒂對自己對他人的需求十分敏銳感到自豪。但是，在年終評量時，她收到的反饋令她大感意外。
同事評價，他們向她提出請求時，等她的回覆經常得等到「天荒地老」（不是等幾十分鐘或幾天，而是得等上好幾週），儘管溫蒂向他們要求資訊時，他們總是快速回應。
看到這樣的評價，溫蒂一開始的反應是解釋這與事實不符。她說，她需要的那些資訊，對財務部門來說根本是隨手即可取得、提供：「那就是他們的工作啊！」說完這句，她就發現自己錯了。
「這麼說不對，是吧？但會計人員向我要的分析跟未來的計畫有關，我得先花幾週時間預測，才能夠開始寫報告。」這是溫蒂的頓悟時刻，她發現，她的行為和她期望獲得的聲譽不符。
雖然她無法很快地提供同事們要的那些資料，但至少可以先回覆已經收到他們的請求，解釋自己需要採取什麼步驟以提供這些東西；理想上，最好能告訴對方一個預計完成的日期。
Case 2 從小事可以看出一家公司的文化
一家知名服飾公司透過獵人頭公司，挖角雅斯明擔任一項高階職務，在最後遴選階段，該公司要求她回答四道深度問題。人才招募經理請她在48小時內回覆這些問題，雅斯明放下手邊所有事務，在一天內就回覆了，但對方沒有回覆她已經收到資料，或告知她已經在審查她提交的資料，一句「謝謝」或「收到來信」都沒有。
兩週後，那家公司再度請她去進行更多面談，但雅斯明猶豫了。這家公司要求她必須在48小時內提交資料，卻沒有人願意花一點時間，向她確認已經收到資料。她覺得，從這點可以看出這家公司的文化。
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作者： 梅蘭妮・A・卡茲曼
原文作者： Melanie A. Katzman
譯者： 李芳齡
出版社：星出版
出版日期：2020/05/13
作者簡介
梅蘭妮・A・卡茲曼 博士 Melanie A. Katzman, PhD
商業心理學家、企業顧問、臨床心理師，1999年創辦卡茲曼顧問公司（Katzman Consulting），為各級企業、政府機構、非營利組織提供主管發展、團隊互動、領導力多元化等方面的顧問諮詢服務。客戶遍及三十多國，包括許多知名公司如埃森哲管理顧問公司（Accenture）、貝恩策略顧問公司（Bain & Company）、高盛集團（Goldman Sachs）、MTV、普華永道（PcW）、傳媒集團維亞康姆（Viacom）等。
卡茲曼博士也是全球社會企業「領袖探索」（Leaders’ Quest）的創辦合夥人，這個創立於2001年的社會企業，目前服務數十國上萬名的社區成員，為迫切的社經問題促進跨領域策略性的解方探討。
卡茲曼博士早期的經歷包括：任教於康乃爾大學威爾康乃爾醫學中心（Weill Cornell Medical Center）和倫敦大學；在賓州大學華頓商學院的領導與變革管理中心擔任高階研究員；在米蘭的博科尼商學院（Bocconi Business School）、英國的雷丁大學亨利商學院（Henley School of Management），以及香港中文大學擔任客座教授；為南美洲最大的商學院巴西卡布拉爾皇家基金會商學院（Fundação Dom Cabral）國際顧問委員會成員。
她在天狼星XM商業電台（SiriusXM Business Radio）共同製作、主持全美電台節目《職場女性》（Women@Work）。論述及報導見諸許多知名媒體，包括《紐約時報》、《金融時報》、《南華早報》、《歐普拉雜誌》（The Oprah Magazine）、《浮華世界》（Vanity Fair）、美國廣播公司（ABC）、CBS和Lifetime頻道。
責任編輯：洪婉恬
