週會、月會簡報是在報告工作進度？這樣想沒錯，但加薪會比人慢

選擇題：請問你認為以下這句話是簡報的「題目」，還是「目的」呢？

「20XX年XX公司年度品質分析報告」

A.題目
B.目的

答案：A。這是題目，不是目的。

簡報的題目在於吸引聽眾注意力，也就是要讓聽眾想來聽。所有的簡報都有題目，但有太多簡報沒有正確的目的。

簡報的目的，是做簡報真正的意圖，也就是你希望聽眾聽完簡報後產生的改變。

業務人員為什麼要對客戶簡報？希望客戶下訂單、希望客戶提高單價，或是希望不要退貨等。我們為什麼向老闆簡報？因為要他多給預算、多給人手、多給點時間，或是要他手下留情、考績打好點、薪水多加點。

1.簡報的題目：讓人想來聽

比方「善用網路行銷，提高公司知名度」，就是個中規中矩的簡報題目，但遺憾的就是它不夠「辣」，少了讓人眼睛一亮的興奮。如果改成：

• 動動腦袋動動指頭，10萬變100萬。
• 決勝「宅」世界──下個王者就是我。
• 說人話的不是人──AI教我們的行銷祕密。

如何？是不是會讓你更想來聽這場簡報？你一定可以想出更多更有魅力的題目。只要多花點心思構思，絕對能畫龍點睛，給簡報一個好的開始。

2.簡報的目的：簡報結束之後，你希望誰去做什麼事

簡報的目的＝主詞（誰）＋動詞（做什麼事）

給大家幾個例子參考：

• 簡報目的：要老闆同意追加20萬元的行銷費用。
  主詞：老闆；動詞：同意追加20萬元行銷預算。
  
  
• 簡報目的：要生產部在下星期六加班7小時。
  主詞：生產部；動詞：加班7小時。
  
  
• 簡報目的：要管理部提高每月停車費用補助，從2000至2500元。
  主詞：管理部；動詞：提高每月停車費用補助，從2000至2500元。

3.溝通的4個層次目的

要說明「簡報目的＝主詞＋動詞」這個公式，要先從人類溝通的4個層次目的說起。

人類溝通時，期望達到的目的可分為下圖的4個層次。記住是最基本的，所以在底層；記住後才會了解；了解後才有可能相信；相信後有機會變成行動，但也可能只是相信而沒有行動。

比方說，你是賣洗衣機的業務，你希望客戶買你的洗衣機，你必須：

• 首先，讓他「記住」你所銷售產品的特色與賣點。比方說，耐用。
  
  
• 其次，讓他「了解」這些賣點到底在說什麼。比方耐用是指馬達10年保固，10年之內包修。
  
  
• 再來是客戶為什麼要「相信」你說的？客戶說：「馬達保固10年，但三天兩頭要送修我也受不了。洗衣機壞了不能洗衣服，我家那口有潔癖，會抓狂的！」
  
  你說：「客倌，馬達敢保固10年，是因為我們在機械設計上有創新突破。不用橡皮帶傳動，而是馬達直接驅動洗衣槽。根據我們的分析，馬達的問題90％來自於橡皮帶故障。沒了橡皮帶，就少了90％的禍源。所以，安啦！」
  
  
• 最後，客戶買不買單，也就是會不會有「行動」呢？按道理，客戶記住這洗衣機耐用，也了解並相信它真的耐用及為何耐用，總該買了吧？不幸的是，答案是「不一定」。
  
  首先，也許客戶在決定的最後一刻，忽然想起答應帶女兒去東京迪士尼的承諾一直還是空頭。想想舊洗衣機先湊合著用吧！根本不買了。其次，也可能客戶想想耐用固然重要，但洗衣機外型和他的室內裝潢風格搭配更要緊。一台洗衣機看10年多膩啊！最後買了台造型出自大師之手的藝術品。

要讓客戶下單，最後的關鍵是：他「相信」的點是不是符合他的需求，如果符合他的需求，客戶才會有「行動」。同樣的，如果簡報時，聽眾相信的點符合他的需求，聽眾才會有行動。

4.績效只來自於行動，簡報的價值在「產生行動」

簡報的目的，可以如溝通分成「記住」、「了解」、「相信」、「行動」4個層次。我們可以將簡報的目的分類，然後依目的不同，再將簡報分成2種類型。

• 敘述性：以「記住」及「了解」為目的。

• 說服性：以「相信」及「行動」為目的。

如果一場簡報，是以希望聽眾記住什麼，或是了解什麼為訴求的，我們稱之為「敘述性簡報」。如果簡報是希望讓聽眾聽完後，相信簡報的論點，進而依簡報者的建議採取行動，那這類簡報就稱之為「說服性簡報」。

比方說，你是產品經理。現在，公司有個新的產品要上市了，你要對公司的業務及客戶服務部同仁做產品介紹。你的目的是希望同仁記住新產品的特色及賣點，並了解之所以有這些特色賣點，是因為公司在技術方面，有其他同行望塵莫及的地方。這是「敘述性簡報」。

如果你一樣是產品經理，你一樣要將產品的特色及賣點，介紹給業務部及客戶服務部的同仁。但不同的是，你除了要讓他們「記住」和「了解」產品之外，你還希望：

• 業務同仁將銷售的重點放在針對45歲到60歲的都會女性。
  
  
• 為了讓客戶安心試用新產品，客戶服務部的同仁在接到客戶要求退貨的電話時，一定要無條件答應。但要依公司的作業流程，了解客戶不滿的原因。

這種訴求聽眾去做某些行動的簡報，就是「說服性」的。理論上這樣當然沒問題，但實際上，分類的目的，是希望大家多做說服性簡報。因為：績效只來自於行動，簡報的價值也在產生行動。

如果聽完簡報後，閉上眼睛，可以想像出一個畫面，畫面中有明確的人在做明確該做的事。這是個成功的簡報。如果聽完簡報後，一樣閉上眼睛，卻無法勾勒出一個有人、有行動的畫面，這絕對是個失敗的簡報。

看到這裡，也許有人會問：「可是我平常在公司中最常做的簡報就是『月會報告』、『週會報告』，或者是『專案進度報告』。這類型的簡報，不就是讓主管知道我做了什麼事嗎？這明顯應該是個敘述性簡報吧！」

我只能說，這個說法沒有錯。但會讓你出人頭地慢一點。

「月會報告」、「週會報告」、「專案進度報告」等這類資訊匯報的例行報告，乍看之下的確是敘述性的簡報，但其實他們真正的目的只有2個：

1. 讓主管相信我有做事。
2. 讓主管幫我做事。

所以結構一樣是：主詞＋動詞。

向主管報告的目的1：讓主管相信我有做事

讓主管在有升官加薪的「好康」時想到我們，這是一個長期洗腦的工作。打考績的時候才使盡渾身解數，向主管證明我是個有價值的員工，絕對太遲。

所以這些例行性簡報背後的第一個目的，其實是用有憑有據的資料，讓主管感受到我們的績效。這裡的關鍵字是「感受」。也就是不要謙虛到好像做的事都是隨手可得，不費吹灰之力；但也不要太吹噓邀功，有搖尾巴的嫌疑。

例句：

A：我發現這個產品的問題在於⋯⋯。

B： 我比對過型號A和型號B過去半年的品管紀錄之後，發現這個問題的可能原因是材料老化或螺絲鬆脫。接下來我又用超音波分析後，確定問題在於材料老化。

C： 在大家都快失去信心的時候，經過2天不眠不休的努力，我終於發現這個產品的問題在於材料老化。

你認為，以上那個說法比較好？

答案：

A說法力道太輕，無法突顯專業和努力；C說法太浮誇；B說法的力道剛好。主管不笨，他知道比對過去半年的紀錄再用超音波分析，要花多少力氣。他自然會「感受」到你的努力與價值。

創造主管對我們的正面印象，並讓他們在有升官加薪的機會時，採取對我們有利的行動，這是例行性簡報的第一個目的。
   

向主管報告的目的2：讓主管幫我們做事

開會是要資源討救兵最好的場合。其一是因為不管心裡怎麼想，至少大家口頭都同意開會本來就是要解決問題的；其二是大大小小都在，主管說的不能不算數。但如果不得要領，就變成抱怨或者不識大體。要資源的祕訣，可以用拼圖來比喻。

有兩個小孩都在玩拼圖。以下2個狀況，你認為那一個小孩會得到幫助？得人疼？

• 第一個小孩：媽媽，我想玩拼圖，但好難喔！可以請你教我嗎？說完，把全部的拼圖攤在桌子上。
  
  
• 第二個小孩：媽媽，這拼圖我快拼好了，但這裡還有10片，怎麼都拼不出來。不知道是我有錯誤，還是拼圖不全。可以請你幫我看一下嗎？

答案當然是第二個小孩。記住，永遠讓主管覺得，他只要放上最後幾片，拼圖就完成了。基於助人為快樂之本（前提是不用花太大的力氣）及「你看，沒有我就是不行！」這兩種人性的微妙結合，他會很樂意伸出援手。

如何用簡報要到資源？

數據資料準備齊全，讓主管相信在你在職權範圍內，能做的都做了，就差他老人家臨門一腳。這樣他就會心甘情願的拿出口袋裡的壓箱寶，出手相挺。

你發現了嗎？這裡用的其實就是面對改變時人性「過程要舒服」的原則。如果要再確保主管挺身幫到底，那最好就再加上一個「結果有好處」。也就是再提醒如果主管完成這拼圖（也就是幫你完成任務之後），對他的績效、或個人聲望等等有什麼好處，那他就真的非幫你不可了。

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻