在瞬息萬變的時代，「問題分析與解決」能力越來越受到各家企業重視，根據「企業20大職能」調查統計，「問題解決」以25.3%的重要性排名第一。像是Google、Amazon、台積電徵才時，問題解決能力是企業評估應徵者核心職能的重要指標。
有些人認為，「我可以靠經驗來解決問題。」但就我二十多年來的企業輔導經驗，只憑經驗解決問題，思考範圍很容易被侷限，出現「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的狀況。真正的問題從來沒有解決，導致類似狀況一再發生。
問題分析與解決是一門專業領域，不是你有經驗，就代表你的解決問題能力很強。解決問題的能力並非仰賴經驗積累，而是一項可以培養的能力。
大人學共同創辦人姚詩豪和我在Podcast中聊到，他說， 「與其當顆硬碟，遇到問題時只憑過去的經驗解決問題，不如擁有一套系統，即使是前所未見的問題，也能一步步拆解分析，迎刃而解。」這句話我非常有同感，因為我擁有一套跨領域的系統性解決方法，能在輔導不同企業輔導時，發揮解題能力，幫助企業學員們解決問題。
我將「國際PJ法」（Problem & Judgement）整合成更泛用、更簡單易懂的「高效解題3部曲」。這個思維能幫你在面對沒遇過、沒學過、沒預期、沒解答的難題，也能順利化解。
在「高效解題3部曲」中，解決問題的過程分為3個階段，分別是：
- 辨識問題
- 分析問題
- 思考對策
接下來我將一一說明：
第一階段：辨識問題
當你遇到問題，或是接到主管交派的任務。我建議你，第一個動作是先慢下來，不要急著動手處理。
解決問題的第一階段，我們要先試著辨識問題，透過不同的提問角度，瞭解問題的樣貌。在辨識過程中，釐清主管的想法。這個過程是從「發散」走向「收斂」，幫助你整理蒐集的資訊，再精準的辨識、定義出你最該花時間和心力解決的問題。
第二階段：分析問題
深入找出引發問題的原因。
假設公司遇到「員工離職率不斷上升」的問題。盤點各部門離職人數，你發現公司在3個月內共有100個人離職，85個人都在管理部，占全公司離職人數的85 %。而且管理部同仁的離職理由，幾乎都是「工作壓力太大」。從上班時數表中也能發現，管理部同仁的工時都高得異常。
於是你就能再往下追查，管理部同仁工時普遍過長的原因。如果能針對這個原因，規劃出解決對策，就能降低管理部同仁的離職人數，進而解決「公司員工離職率不斷上升」的問題。
從統計離職員工人數、分析離職理由，到發現管理部同仁「普遍工時過長」，再後續深入追查原因的過程，也是從「發散」到「收斂」的邏輯。
第三階段：思考對策
請你盡可能讓思維「發散」，多想幾個可能的對策。有了眾多選項後，你再層層篩選，「收斂」出最終執行的方案，將問題解決。
綜觀3個階段背後的思維邏輯，其實都是由「發散」走向「收斂」的過程，從現有範圍不斷縮小、再聚焦。
研發設計部門常常遲交專案，如何解決？
接下來，我用一個案例來說明「高效解題3部曲」。
假設你是一家公司的人資，研發設計部門主管向你反應：研發設計部同仁時間管理能力不太好，想請你協助安排內訓課程，以提高研發設計同仁的時間管理能力。這是多數人的想法，若你學會「高效解題3部曲」，你的思路將會完全不同。
第一階段：辨識問題
如果是我，我會先詢問一些問題，好釐清研發設計部同仁時間管理不佳的原因。
我會說： 「請問你看到什麼問題，讓你覺得同仁時間管理能力不好？」研發部門主管回答：「這半年我交給同仁的專案，幾乎都有延遲的狀況，所以我認為他們的時間管理能力不太好。」
於是我就能知道，這個問題的本質其實是部門專案常常延遲，不一定跟同仁的時間管理能力有直接的關係。
經過一連串收斂、釐清問題，最後得出「原來過去半年，5個設計專案中有4個延遲，只有1個準時完成」。專案延遲的比例高達80%，遠超出「各部門專案延遲比例，應低於20%」的公司目標。
第二階段：分析問題
拆解導致「研發設計專案延遲比例高達80%」的根本原因。經過分析後，發現根本原因就是「部門人力不足」。
第三階段：思考對策
當你把這些根本原因找出來後，就要開始蒐集解決方案，再進行層層篩選。 面對部門人力不足的狀況，可能的問題解決對策包含：
- 請求其他部門同仁來支援。
- 組織擴編、招募新人加入 。
- 盤點部門同仁的工作量，重新調整人力配置。
以上這個案例，就是「高效解題3部曲」的使用框架。如果你沒學過「高效解題三部曲」，聽到研發設計部門主管反應「員工時間管理能力不佳」，很容易就把「安排培訓課程」當成解決方案，反而無法解決「專案延遲比例太高」的問題。
希望「高效解題3部曲」的思維，能幫助各領域的工作者建立系統化的思考方式，解決職場上的突發難題。
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
