想像一下:你帶著準備許久、精心設計的投影片,到客戶公司準備提案。然而眼看會議就要開始,客戶都已經到齊了,電腦和投影機卻怎麼也搞不定,而現場又沒有其他設備可以替換,客戶公司的技術人員最快需要15分鐘後才能趕來支援。這時你會怎麼做?你會等,或是直接開始提案?

「PPT過度依存」症狀

不可諱言地,設計精良的投影片,確實是為簡報加分的利器。然而我也發現,愈來愈多人無意間培養出了「PPT過度依存」的症狀。你一定看過這樣的例子(也可能你自己就曾經這樣做過):

實體會議 

  • 講者報告時隱身在講桌後面,眼睛直盯著電腦報告。
  • 講者雖然站在台上,但常常轉身面對投影片、看著投影片講話,而非和聽眾有著眼神互動。
  • 為了看清楚投影片,將台上燈光調整得過暗,講者的身影隱沒在黑暗中。
  • 講者和投影片距離過遠(例如一個在左、一個在右),導致聽眾需要頻繁轉頭,難以聚焦,或乾脆選擇看投影片而不看講者。
  • 投影片頁數過多,根本講不完。

線上會議

  • 講者自己不開鏡頭、不露臉。
  • 講者雖然露臉,但畫面昏暗,看不清楚他的表情與肢體語言。
  • 講者雖然有露臉,但是自己的畫面縮得很小或被隱藏起來,與會者聽講時只能看著投影片畫面,而非看著講者。

以上這些狀況,都是「PPT過度依存」的症狀。在這種情形下,講者因為過度依賴投影片,甚至任由投影片吸走了所有注意焦點,自己則漸漸淡出。然而,這不是投影片的問題,而是講者缺乏「主角意識」的問題!

有這3種需求,再用投影片

沒錯,簡報的主角永遠應該是「人」,而非投影片,即使某些時候,舞台上的焦點確實是投影片而非講者,那也得是出自於講者的「刻意導引」,而非「被迫退讓」。

然而,在我們重新思考如何從投影片身上把「主角意識」拿回來之前,更重要的問題是:你的投影片,真的有存在的必要嗎?

投影片存在的價值,不出以下這3種需求:

1. 更易懂:當你要講述的概念較為複雜抽象時,如果能運用投影片,將資訊整理為表格或圖像,就能更簡明易懂。

2. 更有感:而當你希望能觸動聽眾的情感時,透過照片或影音,往往能勝過千言萬語,且能省下講述的時間。

3. 更準確:針對數字、資訊、法條等容易說漏、說錯(或易被聽漏、聽錯)的資訊,若能在講述的同時,有投影片的視覺輔助,就能避免被誤解的可能性。

能為講者「加分」的投影片

如果經過思索後,你的報告確實需要投影片來加強這3個功能,接下來的任務就是:確認你的投影片是為你「加分」的!畢竟,投影片雖然有此功效,但設計得不好的投影片不僅無法加分,還會扯你的後腿。製作能為講者加分的投影片,需要注意到3大關鍵:

1. 與講者相互輝映

設計精良的投影片,能夠間接提升講者的質感,甚至連講者講述的主題、賣的產品,都會跟著顯得較「貴」!當然,「投影片設計」是另一門學問,但無論你的設計功力如何,都需要顧到最基本的要求:投影片的風格需與講者或公司的風格、產品的定位統一。例如投影片內容是長照宣導,投影片風格就不能太冷冰冰。

2. 即使被截圖也沒問題

無論是在現場簡報或是線上簡報,我們都愈來愈常遇到聽眾對投影片「拍照」或「截圖」的情形,並且此圖還不只會存在聽眾自己的手機中,更常被流傳到網路上。既然知道被截圖是必然,建議你製作投影片時,就要用「拍照截圖」的視角來思考,檢視自己的投影片是否符合以下條件:

  • 即使被單張截圖,仍然可以理解意思。
  • 可以第一點就看到重點,即使因題材所需必須放長段資料或文字,也需要把重點特別標明出來。
  • 沒有錯字。
  • 引用資料或圖片時需註明出處。
  • 每張投影片皆須標明公司名稱(或講者名字)。

3. 視覺/聽覺訊息同步

最後,請務必確認你的投影片與講述的訊息「同步」。看喜劇片時常有這樣的狀況:明明演員的台詞還沒講到笑點,字幕就先把笑點打出來了,也因此當演員真的講到那個笑點時,其爆笑的程度就打了折扣。在做簡報時也是如此,當你有很重要的訊息、口號、關鍵字或關鍵句時,請務必確認它出現的時間點,和你講述的時間點同步。我的建議是:投影片出現的時間點可以晚,但千萬不要早於講者。畢竟,若講完之後投影片才出現,還會給人複習、強化的感受;但若講者還沒講到,投影片就先出現,那就是「破梗」了。

經過這樣的思考,或許你已經發現:並不是所有簡報都需要投影片,即使需要投影片,也不是愈多愈好,而是愈精準愈好。

一場精采的簡報,需要2種練習

最後提醒你,即便費心準備了能為簡報加分的投影片,也要訓練自己即使沒有投影片,依然能夠簡報,並且精采程度不減!大部分的人在演練簡報的時都是「看著投影片」練習,事實上練習只做到這一步,對於一場好的簡報演出來說是遠遠不夠的。正確的做法還需要涵蓋以下兩個步驟:

1. 練習「只瞄一眼」投影片就知道這張投影片的內容,並且可以順暢地講述。

這段過程可能需要3到6遍,依講者對主題的熟悉度而定,但無論如何都要堅持練到即使只用眼角餘光看投影片,也可以講得順暢。(儘管有時因為投影片中引述了較不熟悉的新資料,而需要看著投影片「唸」,也要將這個「唸」的動作導引成「因為謹慎刻意用唸的」,而非「因為不熟只好用唸的」。且在半小時的簡報中,用「唸」的投影片不可超過3張)當你完成了這個步驟的訓練,很自然地就可以擺脫前面所提的「只看投影片不看聽眾」的現象了。

2. 最後,請關上投影片,以「沒有投影片」的方式講述。

當你能練到即使不看投影片,依然能夠講得很流暢的程度,就可以確認:無論發生什麼樣的突發狀況,都可以得心應手,精采演出。

善用投影片讓簡報更精采很好,但千萬不能讓自己變成「少了投影片就不會簡報」的人!希望本篇內容能幫助你在準備簡報的過程中更有效率,站上台後更有魅力,期待你的表現!

責任編輯:李頤欣