每次問上班族，工作上什麼事情最浪費時間？10個人大概有9個人會回答「開會」。開會很花時間，職級越高，開會時間就越長。一整天下來，一個會議接著一個會議，坐到腳麻，然後就下班了。
如果開會是大家的大敵，那為什麼又會有這麼多會議呢？有這麼多會要開，我們如何提高效率？
會議是「必要之惡」？
會議的功能有2種，一是更新資訊、二是議題討論。上述兩種類型，只要屬於比較簡單的溝通，都可以用通訊軟體或Email取代。如果是比較複雜的溝通，才需要動用到「會議」這個工具，以免文字產生誤會，難以確保每個人有同樣的認知。
既然會議有其必要，公司就該從「會議減量」下手。要做到這件事，最難克服的，往往是管理者的恐懼，害怕少了會議，就少了掌握。這點可以靠著對用通訊軟體和Email定時回報的要求，來減少這種不確定性。
只開必要開的會，不要事事都想靠開會解決，是增進效率的第一步。
一、準時開始，準時結束
會議絕對不是時間越長，知識含量越多。我們都參加過冗長但完全沒效率的會議，會議結束好像也沒什麼結論。會議時間的掌握很重要，在我們公司，所有會議都講求「準時開始、準時結束」，會議通常是半小時，最長不超過1小時。
有些公司會採用「站立會議」，大家站著容易累，時間不會拖太長。我過去也曾試過，但我發現這未必是有效的方式，因為會議講求的是每個人的專注，規定要大家站著，反而讓有些人難以專注。
二、讓手機電腦消失，專注在會議
既然大家都花了時間，會議就需要不被打擾地進行，會議主持人應該規定大家在這段期間不用手機、電腦，自己也要以身作則。
我們常看到一種會議：每個人好像都有在聽，但同時卻都在做自己的事。這種會議型態，看起來好像很多工、有效率，其實是最沒效率，也是決策品質最差的會議。
100%專注是對會議的基本尊重。有的公司會在會議室中間放個木盒子，與會者要把手機放進去，這也不失是個方法。
三、從資淺的人開始發言，決策者最後作結
會議上，要確保大家都能充份表達意見，因此要從資淺的同事開始輪流發言，決策者最後作結。
這個規定，除了能讓大家都知道自己必須發言，會在會議中保持專注，也能避免資深同事講完話後，壓過了資淺者的意見，讓資淺的人不敢或不想講話。
而決策者，則要練習「最後說話」，這是一件很難的事，但必須練習。因為決策者說完後，往往就不會有人想說話了。當與會者無法在會議上充分表達意見，會議效率就降低了。
四、會議要有記錄，最後要有行動方案
每場會議都該有結論，會議的重點該被記錄下來，並在之後以會議或線下回報方式，確保結論確實執行。沒結論的會議，就是在浪費大家的時間，有具體的行動方案很重要。所有的行動方案，都要訂出負責執行的人，壓下明確的完成時間。
減少會議頻率、控制會議時間、確保會議結論，大家才能減少坐在會議室的時間，多花時間做更有意義的工作。
責任編輯：李頤欣
核稿編輯：易佳蓉
