有位叫泰瑞的朋友最近對我訴苦，他說他在工作上老被主管挑剔，但卻不知道自己該從什麼地方改進。雖然成果的確不好，但他認為自己已經很努力了，很多問題其實都不是由他而起，所以他認為主管對他的批評有失公允。
我好奇問了一些細節，以及實際發生的狀況。聽完他的一一舉例之後，我給了他一句建議：「你應該要更『take initiative』一點。」但泰瑞當下一臉迷茫，我才發現他對何謂「Take initiative」*不甚了解。
（編按：take initiative翻譯成中文「採取主動」，無法準確傳達出這個詞彙的精髓。）
泰瑞以為，我就在叫他積極主動一點。於是他先唯唯諾諾的自以為聽得懂了，但我看得出來，他內心其實滿是疑問：「我明明也蠻主動的啊，我哪有很被動？」於是我對他說：「你認為『take initiative』是什麼意思？」果不其然，他當下的回答就是「不要被動」。
但光是這樣的回答，就可能會被許多老闆、主管認為缺乏initiative了。首先，這樣的回答只是回覆問題，但不是給出一個答案。即使主動就是不被動，但不要被動的意思是什麼？其實泰瑞沒有給出答案。
被動心態與主動心態的差異
Take initiative聽起來很淺顯易懂，但你知道在職場工作環境中，被動和主動的差別是什麼嗎？
以下4種常見的行為或心態，通常會被認為是被動：
- 等到主管開口才行動。
- 針對現況加以反應。
- 等到問題發生才有行動。
- 把重點放在自己做了什麼。
相對來說，主動心態就很不一樣：
- 不等有人交代就會去做。
- 針對未來有所準備和規劃。
- 預先防範問題的發生。
- 會把重點放在改善整體的工作環境，而不是先問是否與自己有關，更不會問自己有沒有非做不可。
看到這裡時，請再試著想想看，當你自己聽到「take initiative」這個詞時，在你腦海浮現的特質會是些什麼？
Take initiative的4個表現
具備「Take initiative」的人，通常具備以下3種特質：
- 有系統、有組織。
- 懂得掌握團隊中其他人的反應及感受。
- 能夠進行全盤而長期的分析和規劃。
更具體來說，「Take initiative」要能做好以下4件事情：
1.預想問題
泰瑞對我說，他的主管經常嫌他反應太慢，開會時被臨時問到一個問題，他連回都不會回。「但我當時只是在思考要怎麼回覆！」他無辜的對我說。
其實，他都該預先思考，對方可能會問我什麼問題？然後再提前準備好答案。就像學生時代準備考試時要猜題一樣，你該賭的不是自己猜題的準確度，而是到底有沒有做好準備。
因此，最好的狀況是，你不但把會被問的題目都預想到了，還做好充分的準備。讓你好整以暇的回覆主管，並善用以下句型：「是的，接下來讓我從3個方向來說明⋯⋯」，顯現出你有系統、有組織的特質。
在簡明扼要的說明完後，別忘了再加上一句：「由於會議時間有限，我會後會再把資料整理給您，請問還有什麼指示呢？」
如果你根本難以掌握狀況，或當下沒有進度，被詢問時也不要慌張，因為最糟的就是被問到而說不出話來。
試著這樣說：「根據我目前的了解⋯⋯」，當然內容可能會很空洞，所以主管可能會不滿意。當主管明顯表現出不滿意、不耐煩時，也別刻意閃躲，或許下不切實際的承諾。
應該要抓住他願意開口講出指示的機會，馬上回應說：「是的，謝謝您的提醒，我接著馬上就會去辦！」很多主管寧可聽到「馬上去辦」，也好過聽到「沒辦法」這種掃興的回答。
2.提出方案
發現問題很重要，但公司更期待的是有人能主動跳出來解決問題。假如我們連一個解決方案都提不出來。或許該思考，自己是不是入錯行，自己對這家公司的價值到底何在。
你要培養提出解決方案的能力，而且最好能提出2～3個方案。只有一個方案是不夠的，那怕只是當備用，都更能證明你的價值。
如何提出不同方案呢？根據我的觀察，許多人即使在一家公司做了好幾年，還是不太清楚，從點子發想到執行之間，除了具體方法外，還需要注意什麼？
你一定證明你的方案經過嚴謹的分析，而非只是靈機一動。因此，你的想法要先經過以下3種分析：
- 影響分析（Impact Analysis）
- 風險分析（Risk Analysis）
- 損益分析（Cost/Benefit Analysis）
簡單來說，你要列出各種方案的變數、風險會有哪些。即使你還只是個剛入門的菜鳥，使用這種方式會讓你展現出大將之風。
3.積極發聲
很多人在職場常犯的錯誤之一，就是認為自己明明有說，別人卻常常忽視他的意見。假如這種狀況一再發生，你應該問自己：為什麼別人都聽不進聽自己的意見？該如何改善這種狀況？光是問這些問題的，就是一種「Take initiative」的表現。
另一個可行的建議，就是設法讓自己說出正向的話。畢竟，工作已經很苦悶了，沒有人想要聽更多的問題和抱怨。
與其說「目前的市占率很低」，不如說「等待我們開發的市場空間還很大，我針對不同的市場區隔，分別有以下的建議作法」，這就是正面的積極發聲方式。
4.行動、行動、行動
你一定要找出具體的行動。如果一個問題分析到最後，卻得出束手無策的結論，只會讓主管覺得你毫無貢獻。
老闆常常會說：「不要給我那麼多理由和原因，告訴我接下來該做什麼。」這裡的重點不只有「做什麼」，還有「告訴」。公司要的是成效，而不是知道你花了多少時間、做了多少事。
假如無法保證成效，你就必須在「做什麼」之前，清楚「告訴」主管或合作的同事，你打算怎麼做、為何要這樣做、其他人如何配合。無法清楚交代一件事，其實就和毫無能力沒有太大的差別。更嚴重的是，因為交代不清楚，製造出更多問題，公司還得花額外的時間去收拾你的爛攤子。
最後總結：你該在意的其實不是主管或其他人的觀感，而是自己有沒有能力和意願，讓情況有所不同。假如你能讓自己成為一個「Take initiative」的人，你只會在職場上更吃香，也更有競爭力。
＊本文獲《一談就贏・鄭志豪的談判教室》同意同意授權轉載，原文：提升自己的職場價值，請從Take Initiative採取主動做起
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
