在職場上,會做事固然很重要,但想要獲得上司青睞,你得要學習如何讓自己的努力「被看見」。我分享一個提升職場能見度的方法:建立SOP文件,預防問題再發生。

聽到這裡,你可能想問:「我解決問題不就好了嗎?我幹嘛還要多花力氣,整理一套文件呢?」因為我在台積電發現,優秀人才不只能解決問題,還能替部門複製解決問題的經驗。

首先,建立一套標準作業程序(Standard Operation Procedure,SOP),將你解決問題的經驗和方法,整理成其他人可以參考的做法。當你具備這種系統化的能力,老闆會更願意將重要的任務交辦給你。

尤其對於基層主管而言,建立SOP文件更為重要。

因為一個難題沒有留下SOP,一旦當初解決問題的人不在了,這些解決問題的方法和經驗,也就跟著流失了。所以站在管理的角度,主管也有責任建立一套可以複製的做法,才能避免遇到相同問題時,一切都得重頭來過。

設計SOP的4個步驟

那麼,我們該如何設計SOP呢?

根據我過去在台積電的經驗,設計SOP時有4個步驟,分別是:設定作業名稱、界定作業範圍、規劃作業流程、補充注意事項及準備附件檔案。

步驟1:設定作業名稱

SOP的名稱,代表的是這份文件的目的。你可以簡單設想一個清楚且具體的情境,作為SOP的名稱。你可以試著思考這個問題:「執行哪一個工作項目,同事會需要參考我的SOP?」

舉例來說,你製作的短影音,解決了產品行銷成效不佳的問題。你打算把拍攝影片的流程寫成SOP,這份SOP應該命名為「行銷用短影音拍攝流程」,不能只用「拍片」如此簡單的名稱。

步驟2:界定作業範圍

再來是決定SOP的適用範圍。因為職場上,每個人的工作通常是環環相扣的。前一個人的工作成果,是下一個人開工前的參考資料。所以這時候,你需要定義清楚SOP的起點「什麼時候該拿出來用」,以及終點「得到什麼結果後該停止」。

步驟3:規劃作業流程

把作業過程中的每一流程、先後順序、因果關係都整理起來。如果你能將其畫成流程圖,能讓閱讀的人更好理解。

步驟4:補充注意事項與準備附件檔案

步驟4的2件事,性質很相似,都是給執行者的提醒。目的是降低出錯機率和管理成本。

例如,你可以將短影音企劃的架構製作成模板,整理成附件檔案給同事參考。同時在注意事項中,寫下主管的審核重點。這樣便能幫助同事在規劃短影音企劃時,交出讓主管滿意的方案。

從一開始設定作業名稱,再到最後準備附件檔案,這4個步驟能讓你從無到有,設計出一份能為部門解決問題的SOP。

已經有SOP,執行起來卻問題一堆?

有一種情況是:部門已經有的SOP,只是你察覺無法解決實務上的問題,需要再優化。你可以練習「診斷」SOP,找出隱藏問題的部分。但SOP要如何調整,才能避免越改越亂呢?

在我過去輔導企業的經驗,改善SOP和流程的時候,我常發現一些問題,或許你可以從這些常見的問題切入,去思考優化SOP的策略。

常見問題1:步驟流程太簡略

SOP的步驟太簡略,是我在診斷企業SOP時最常遇到的問題。

也許當初設計SOP的人,過於熟悉執行的步驟和流程,所以把SOP寫得很精簡。但就是因為其他同事不夠熟悉,才會需要參考這份SOP,因此照著SOP執行時就會處處卡關。這失去了「確保穩定產出成果,防止問題再次發生」的意義。

常見問題2:專有名詞太多

設計SOP的人,往往對公司內規、產業的專業知識很熟悉,所以在SOP中寫入太多專有名詞。這些特殊的用語,都會增加SOP的執行難度。

常見問題3:缺少防呆機制

人難免會犯錯,因此我建議應該要在SOP當中加入防呆機制,如檢查清單(Checklist) 或「色彩管理」,以免一個人為失誤搞砸了一切。

問題解決完不代表天下太平,接下來我們還得想辦法,透過設計、優化SOP,讓解決問題的經驗可以為他人所用,防止問題再次發生。當你不只能解決問題,還能替部門複製解決問題的經驗,我想你一定能成為倍受主管肯定的優秀人才!

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤