在職場上，會做事固然很重要，但想要獲得上司青睞，你得要學習如何讓自己的努力「被看見」。我分享一個提升職場能見度的方法：建立SOP文件，預防問題再發生。

聽到這裡，你可能想問：「我解決問題不就好了嗎？我幹嘛還要多花力氣，整理一套文件呢？」因為我在台積電發現，優秀人才不只能解決問題，還能替部門複製解決問題的經驗。

首先，建立一套標準作業程序（Standard Operation Procedure，SOP），將你解決問題的經驗和方法，整理成其他人可以參考的做法。當你具備這種系統化的能力，老闆會更願意將重要的任務交辦給你。

尤其對於基層主管而言，建立SOP文件更為重要。

因為一個難題沒有留下SOP，一旦當初解決問題的人不在了，這些解決問題的方法和經驗，也就跟著流失了。所以站在管理的角度，主管也有責任建立一套可以複製的做法，才能避免遇到相同問題時，一切都得重頭來過。

設計SOP的4個步驟

那麼，我們該如何設計SOP呢？

根據我過去在台積電的經驗，設計SOP時有4個步驟，分別是：設定作業名稱、界定作業範圍、規劃作業流程、補充注意事項及準備附件檔案。

步驟1：設定作業名稱

SOP的名稱，代表的是這份文件的目的。你可以簡單設想一個清楚且具體的情境，作為SOP的名稱。你可以試著思考這個問題：「執行哪一個工作項目，同事會需要參考我的SOP？」

舉例來說，你製作的短影音，解決了產品行銷成效不佳的問題。你打算把拍攝影片的流程寫成SOP，這份SOP應該命名為「行銷用短影音拍攝流程」，不能只用「拍片」如此簡單的名稱。

步驟2：界定作業範圍

再來是決定SOP的適用範圍。因為職場上，每個人的工作通常是環環相扣的。前一個人的工作成果，是下一個人開工前的參考資料。所以這時候，你需要定義清楚SOP的起點「什麼時候該拿出來用」，以及終點「得到什麼結果後該停止」。

步驟3：規劃作業流程

把作業過程中的每一流程、先後順序、因果關係都整理起來。如果你能將其畫成流程圖，能讓閱讀的人更好理解。

步驟4：補充注意事項與準備附件檔案

步驟4的2件事，性質很相似，都是給執行者的提醒。目的是降低出錯機率和管理成本。

例如，你可以將短影音企劃的架構製作成模板，整理成附件檔案給同事參考。同時在注意事項中，寫下主管的審核重點。這樣便能幫助同事在規劃短影音企劃時，交出讓主管滿意的方案。

從一開始設定作業名稱，再到最後準備附件檔案，這4個步驟能讓你從無到有，設計出一份能為部門解決問題的SOP。

已經有SOP，執行起來卻問題一堆？

有一種情況是：部門已經有的SOP，只是你察覺無法解決實務上的問題，需要再優化。你可以練習「診斷」SOP，找出隱藏問題的部分。但SOP要如何調整，才能避免越改越亂呢？

在我過去輔導企業的經驗，改善SOP和流程的時候，我常發現一些問題，或許你可以從這些常見的問題切入，去思考優化SOP的策略。

常見問題1：步驟流程太簡略

SOP的步驟太簡略，是我在診斷企業SOP時最常遇到的問題。

也許當初設計SOP的人，過於熟悉執行的步驟和流程，所以把SOP寫得很精簡。但就是因為其他同事不夠熟悉，才會需要參考這份SOP，因此照著SOP執行時就會處處卡關。這失去了「確保穩定產出成果，防止問題再次發生」的意義。

常見問題2：專有名詞太多

設計SOP的人，往往對公司內規、產業的專業知識很熟悉，所以在SOP中寫入太多專有名詞。這些特殊的用語，都會增加SOP的執行難度。

常見問題3：缺少防呆機制

人難免會犯錯，因此我建議應該要在SOP當中加入防呆機制，如檢查清單（Checklist） 或「色彩管理」，以免一個人為失誤搞砸了一切。

問題解決完不代表天下太平，接下來我們還得想辦法，透過設計、優化SOP，讓解決問題的經驗可以為他人所用，防止問題再次發生。當你不只能解決問題，還能替部門複製解決問題的經驗，我想你一定能成為倍受主管肯定的優秀人才！

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤