「小琳，你寫個企劃案爭取部門下半年預算吧！」
如果你是小琳，你的回答是
A：好的，主管
B：主管，請問這個資料的用途是什麼？形式是簡報還是文字論述？截止日期是什麼時候？有沒有其他額外的需求？

事實上，小琳擔心主管覺得自己很笨，選擇咽下滿腹困惑跟遲疑回覆道：「好的，主管！」接下來的劇情就是小琳整周悶頭找資料、寫企劃，熬了幾晚好不容易完成初稿給主管確認，最後不意外地獲得極差的反饋，像是文書格式錯誤、核心論述沒有寫到重點，這一切的遭遇讓小琳越做心越累，心想拼成這樣還是遭人嫌，還不如隨便做。

主管視角下的職員實力是以成果論英雄

小琳花費無數心力完成的成果，很明顯與主管期待產生落差，但若只是糾結在自己在過程中付出努力沒有被主管看見，感覺不被重視，大可不必。職場領薪的基本底限本來就是完成任務，比過程更重要，個人實力是奠基於成果。

既然職場是成果論英雄，所有行動自然要以「達成目標」為出發點，就好比文章開頭小琳的回應B「主管，請問這個資料的用途是什麼？形式是簡報還是文字論述？截止日期是什麼時候？有沒有其他額外的需求？」透過對話跟主管將需求一一釐清才是達成任務的最佳解。那又是哪些因素阻止小琳開口問呢，下面列舉開口問的三大障礙：

1.沉默才是職場的安全牌？

「沉默是金」是許多職場人面對局勢不明朗時的基本應對原則，但是「沉默牌」並不適用於被主管直接指名處理重要任務的情況。像小琳主責企劃案撰寫，第一時間的應諾，老闆視角就會覺得小琳好像特別有辦法，保持沉默也意謂沒有其他額外資源協助。悶聲答應下來，就是讓老闆期望膨脹，等到企劃搞砸則引發失望愈大。

2.萬一問出笨問題怎麼辦？

另一個難以開口問的障礙就是「害怕自己問出笨問題」，陷入這個盲點的職場工作者，潛意識都有一個「想在權威人士面前保持完美」的不理性期望，這就好比你期待自己永遠不會說錯話做錯事難度極高。

對主管來說，下屬每一次提問就像是在核對彼此腦袋的任務藍圖，你問愈基本的問題反而能讓主管更快理解溝通不良的關鍵點在何處，提問就是一連串核對與對齊認知的起點，問答的累積就是俗稱的「職場溝通」，總之，忘掉你的完美情結吧，笨問題總比沒問題好。

3.拿捏不到提問的尺度

下屬不願意開口詢問，甚至求助主管，還有一個常見的心理障礙就是：「萬一主管覺得我很煩怎麼辦？」因為不知道該怎麼拿捏提問的尺度，鴕鳥心態乾脆一句不問一字不提。

畢竟文章開頭就說了，職場看重成果大於過程，主管因提問而對你不耐煩，與任務失敗的不悅何者殺傷力更強，一想便知！另外，再補充一個暗黑的職場現象，有些時候下屬成品不佳，往往會因為勤於溝通，主管反而會稱讚該員勤能補拙，這也是緣於心理學「單純曝光效應」，透過積極與主管接觸而獲得不錯的印象分數，才能在成果不佳時稍後回補一些印象分數。

與其花時間小劇場，不如開口這樣問

5W1H之外，記得爭取資源

第一招：善用5W1H結構化提問，進階善用提問爭取資源

想要有效提升工作效率，系統化及結構化工作流程，往往效果極佳，提問自然也是如此。應用管理學常見的5W1H結構化問題，以小琳的任務，製作一份爭取部門預算的企劃案，就可以透過以下的問題向主管提問

  • Why（為什麼）：這個企劃案的目的為何？
  • When（何時）：企劃案最晚什麼時候交？
  • Where（哪裡）：這個企劃的應用範圍只限於我們部門嗎？還是包含其他單位？
  • Who（給誰）：這份企劃案會給誰、哪些單位看？
  • What（格式）：有沒有先前文稿案例可以參考？
  • How（如何製作／撰寫）：列舉大綱、蒐集研讀資料、轉譯內容、輸出成指定文件，這些基本的流程有沒有什麼需要注意的事項

一般來說，當你跟主管討論「如何準備資料」時，也能邊評估自己的工作量，如果準備時間跟可動用人力緊迫，不妨大方跟主管請求資源，像是加班費、外包或是誰能提供協助等，提問順勢請求支援是進階功夫，大家不妨留心應用。

第二招：運用「最小可行性產品mvp」或區塊化跟主管確認，截止期限超前部署

商業測試裡有個「最小可行產品（mvp）」的概念，就是用最少的資源（時間、成本）去打造一個最小規模的商品後，拿去市場試試水溫，再決定是要調整還是量產。職場上如果你將主管指定的資料，如企劃案、產品分析或是簡報等，當做最終商品，那我們可以有意識的先求有再求好，將草稿當成最小可行產品分階段給主管確認，因為規模小所以很快就能交出第一版、第二版讓主管給予建議，團隊間對於最後成品也能在回饋過程凝聚共識。

舉例來說，像小琳被指派的企劃案，他可以先列出大綱架構、預算增加的推估試算、結語等，分這些內容逐一跟主管討論確認，最後再組成一個完整的企劃案，如果過程中有背景資料、歷史數據等亦能請主管授權團隊負責人提供，即使解決資訊不足的困境，這就是以區塊化的最小成本溝通術。

最後再加碼，提早1－2天完成資料準備，例如主管跟你壓下周三出簡報，你不妨周一或二提前完成交給主管做為指導依據，這樣不是主管追著你要資料，反而是你追著他討論！

職場總是給準備好的人出頭，至於如何準備、怎麼準備，只有一個秘訣「不管三七二十一直接開口問」。記住，與其埋頭生簡報，不如開口勤報告！

＊本文獲《Amigo阿米果的人生攻略@自學派對》授權轉載

責任編輯：易佳蓉