如何讓會議開得有意義？開場一句話讓人們踴躍發言

大家聚在一起討論事情時，相信每個人心裡都在想：「希望能在預定時間內結束，如果能提早收場，就更好了。」雖然這麼期盼，但很多會議往往會延長時間，或太過在意要守時，反倒無法充分討論。

有些人會在一開始提醒：「想準時散會，需要大家多幫忙。」

這句話雖然沒有錯，但這麼一來，與會者的目的就變成「在預定時間內結束對談」，因此我們要避免這種說法。

我們要追求的是時間與討論品質。即便在時間內結束會議，如果大家不接受、不認同結論，或者是沒有討論出結果、達成共識，等同於在達成目標之前就棄權。對所有參加會議的人而言，等於是白白浪費了這段時間。

因此，我們在提到時間時，絕對不能忘記要兼顧談話品質，不能因趕時間，就隨便做決定。我們可以說：「讓我們有效的利用有限時間吧。」光是這樣，就能讓對方意識到要集中精神、提高效率。

時間與品質兼顧

開場時，不妨先宣言一個大前提：「無論提出多少意見都沒關係。我們一定可以在時間內達成目標。」重點在於「無論提出多少意見都沒有關係」，言下之意就是「請不要在意時間，有什麼想說的，全都可以說出來」。

以對方的狀況為優先，會讓人感受到你氣度很大，也能營造出令人安心的氛圍，讓人更容易說出意見。這麼一來，就能減少沉默或互相看臉色的時間，反倒提升效率。

大多數的人都太過在意時間與品質的零和了（按：該術語源於賽局理論。簡單來說，就是指一個人的收益將是另一個人的損失）。

以公司來說，員工參與會議或討論，大都是「因為是工作」、「主管叫我出席」而不得不去，因此參加者都比較被動。此外，很多時候，參與成員並沒有感受到會議本身的價值。所以，這時就算你說「在預定時間內結束」，也只會讓大家覺得，「說到底，這場會議根本沒用」，而產生無法信賴的氣氛。

無法信賴的氣氛，會轉變成依賴心態，最終演變成被害者意識：「根本是浪費時間，我還是安靜聆聽就好。」就算內容再怎麼好，若參加者沒意識到自己也是參與成員的話，就沒有任何意義。

因此你要說：「無論提出多少意見，都可以。」讓對方感受到：「主持人很重視我們，也覺得我們的想法很重要。」進而認真對待會議，內心同時產生「可以盡情發言」的安全感，提升參加的意識。

這麼做能展現出主持人的氣度，讓對方支持你，站在你這一邊。

我們都希望能度過有意義的時間。因此，如果一開始就講明你相信參加者，目標是能開一場有效率的會議，那麼大家也會集中精神，考慮如何有效的運用時間，充分發揮成本效益（Cost performance）與時間效益（Time performance）了。

瞬間改變氣氛的對話技術

不能因為急著結束，而忽略討論品質。

（Ｘ）想在預定時間內結束，需要大家多配合。
（Ｏ）讓我們有效的利用有限時間吧。

無論提出多少意見都可以。我們一定能在時間內達成目標。 

談話最後，不強迫分享

我們不能獨自背負在預定時間內結束會議的任務，若把精神都集中在這一點，會降低討論品質。

儘管如此，在會議或講座上，很多人都會用宛如命令的口氣說：「只剩10分鐘就結束了。最後請每個人發言2分鐘吧。」再加上把時間切分得很細，就會讓聽者感覺自己被迫做事。

這份感受越強烈，人越有可能反抗。就像我們在學生時代，功課快寫完時，媽媽突然一句：「快做功課！」反而讓你頓時不想繼續寫。

反過來說，如果能恰好掌握對方的心情，大家會自己控制時間。

比起強迫他人分享來度過剩餘時間，不如提早結束會議，「雖然還剩10分鐘，就提早結束吧！」

不過，既然還有10分鐘，不妨有效利用這段時間，重點是「從自己開始」，以及「各說一句話」。你可以說：「剩餘10分鐘非常寶貴，我們要不要輪流發言作為結尾？」

這套方法在主持人、引導師業界裡，被稱為check out。能率先發言，會讓人感覺心情舒暢。參加成員在時間內結束對談，透過check out獲得的滿足感，這些良好感受都會留在記憶裡。 

瞬間改變氣氛的對話技術

用不強迫的方式來結束會議。

（Ｘ）只剩10分鐘，最後請每人各發言2分鐘。
（Ｏ）還剩10分鐘，就提早結束吧。

剩下10分鐘很寶貴，最後請大家輪流發言，來結束會議。

＊本文摘選自大是文化《瞬間改變氣氛的對話技術》

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤