▍作者簡介：洪彣欣，怡東集團共同創辦人，企業高階主管講師與教練。畢業於美國密西根州立大學人資碩士及台灣大學PMBM。創立「人才梯隊Oright Model模型」，以量化的方式協助企業選才及育才，解決接班問題。
在現代職場，「忙」已經成了一種日常。有些人忙得充實、有產出；有些人忙得混亂、沒結果。這兩者最大的差別，不在能力，也不在態度，而在於能不能把時間花在刀口上。因此，決定職場勝負的並不是誰最勤奮，而是誰最懂得做選擇、最懂得安排，最懂得取捨。
以Elon Musk為例，他在談到計劃管理時，最強調的就是「刪除不必要的事」。在他的管理哲學中，如果一項任務無法清楚說明目的，就應該視為不必要，可以直接取消。
「先簡化再優化」的思維，使他所領導的團隊能夠在有限的人力下，完成高難度專案。計劃越簡單，執行方向越清楚；執行方向越清楚，成果越可控。
我曾輔導過一家科技公司，一位部門主管每天加班到晚上10點，卻仍被老闆認為「沒有產出」。攤開他的工作內容，我發現他因為認為計劃趕不上變化，把大量時間花在重複會議及救火上，真正能影響營收與決策的關鍵任務，反而被擠到最後。
看似合理、卻讓人陷入瞎忙狀態的3個觀念
效率低與績效差的根源往往不是人力不足，而是觀念錯誤。這些觀念不僅會增加工作步驟，還會讓思考停滯，使人永遠停留在「努力」卻無法前進的狀態。
錯誤觀念1：有目標就夠了，不需要計劃
許多人以為「設定目標」就是成功的一半，但實際上，光有目標卻沒有計劃，只是空喊口號。最常出現的情況是「今年我們要成長20%」、「我們要提升團隊戰力」、「下季要讓營收翻倍」，這類目標看似宏偉，但當壓力上升時，目標會迅速變成焦慮來源，而不是前進的指標。
錯誤觀念2：計劃趕不上變化，乾脆不做計劃
快速變動的市場確實會讓計劃跟不上現實，但這不代表計劃沒有意義。反而因為變化快，才更需要計劃來降低風險。沒有計劃的人，永遠在救火；有計劃的人，即使需要調整，也能迅速找到方向。
錯誤觀念3：船到橋頭自然直，反正未來總會有方法
這是最危險的心態，也是許多團隊常見的盲點。「到時候再說吧」、「事情發生了再處理」、「一定會有人幫我們解決」⋯⋯，現實是，船到橋頭時橋可能還沒建好；即使有橋，你也可能沒有工具過橋，用僥倖代替策略是職場最大的風險來源。
正確的計劃，要能化繁為簡
根據MAP管理才能評鑑全球大數據，台灣經理人「計劃與安排工作」的能力PR值達74%，這表示主管大多能在進行任務前做計劃並化繁為簡。計劃之所以重要，是因為它讓我們知道：哪些事情值得做？哪些事情不必做？哪些事情必須立刻做？
1.先釐清方向與目標：分辨「取悅老闆」與「創造結果」
- 能創造營業額、降低成本或提高效率的工作⮕ 創造結果。
- 能維持主管信任、但無法直接帶來結果的工作⮕ 取悅老闆。
以上兩種都重要，但優先順序不同。懂得區分的人，才能把有限資源放在真能換來成果的任務上。
2.刪掉與成果無關的投入
此外，大多數人不是做太少，而是做太多。效率低落的根本原因，往往不是能力，而是「不會選擇」。工作斷捨離包含3個層次：
- 刪掉與目標無關的任務：例如習慣性整理資料、花時間調整格式、參加沒有必要的例行會議等，這些工作讓你覺得忙，但往往與結果沒有直接連結。
- 把別人可以做的事情授權出去：許多人不願意授權，是因為覺得「自己做比較快」。但真正的高手懂得把時間用在只有他能做的事情，而不是所有事情。
- 戒掉自己習慣做、但無法產生成果的工作：這是最難的部分，因為習慣會帶來安全感，但也很容易讓人掉入低效率的循環。斷捨離的目的不是少做，而是把有限的時間投資在最有效的領域。
- 讓計劃看得見：把複雜工作圖像化、可追蹤化。一個成熟的工作者一定要會使用表單、流程圖、甘特圖等3種工具，表單能讓資料標準化、流程圖能讓路徑透明化，甘特圖能讓時間視覺化，計劃就不是抽象概念，而是可執行、可檢查、可改善的管理系統。
PDCA：有效執行計劃的最佳解
另外，必須善用PDCA，讓計劃真的被執行。
- Plan（計劃）：釐清目標、設定路線、估算時間、預測風險。
- Do（執行）：不要完美主義，也不要拖延，能動就動。
- Check（檢查）：比較預期與現況，找出偏差原因。
- Act（改善）：修正策略、調整流程、重新配置資源。
PDCA不斷循環，計劃就不會卡住，工作也不會越做越亂。職場價值並不取決於你能做多少，而是取決於你能否在最有限的條件下，做對事情。會做事固然重要，但會取捨、會排優先順序的人才是真正的高效人才。
責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳芊吟
