2020年8月31日晚上，我一直很喜歡的協作軟體Teambition（編按：為阿里巴巴旗下產品）宣布，針對個人用戶永久免費，且不限制其發起項目的協作人數。
天啊。這對追求自我管理能力、團隊協作效率的人來說，絕對是一個好消息。
我曾經在《劉潤·5分鐘商學院｜基礎篇》裡分享過，我如何利用Teambition提高公司的管理效率，尤其是在一年出差近200天的情況下，如何和團隊遠距協作，寫出每天都有十幾萬用戶等待更新的商業課程。
工具，給了我極大的幫助。
今天，藉Teambition宣布免費的機會，再次與你分享，我關於使用工具的一些心得。
被那麼多管理「方法」觸動，卻沒有行動
你在某個會上，給負責產品的副總裁交代了一個任務：去德國考察。某天你問他進展如何，他說：「啊？我正忙著品質改進，還沒空想這件事，真的要去考察啊？」
交代的事情，沒有下文，怎麼辦？
我講過一個「方法」：PDCA循環。
PDCA循環，又稱戴明循環。 P-D-C-A這四個字母，分別代表：Plan（計劃）、Do（行動）、Check（檢查）、Act（處理）。
它的本質，就是給任何事情扣上閉環，有開始就必須有結束，避免石沉大海，做到：凡事有交代，件件有著落，事事有回音。
你知道了PDCA循環。但是，你做到了嗎？
你把目標分解成任務，把任務分配給員工。任務結束後，你對結果不滿意。你說打個分數吧。滿分1分，你只打了0.3分，但員工給自己打了0.9分。為什麼會這樣？為什麼大家對同一件事情的認知，差別這麼大呢？
這是因為，大家對任務和完成任務的標準認識不統一。怎麼辦？
我講過一個「方法」：SMART原則。
SMART原則，是一套制定目標的原則。 S-M-A-R-T這5個字母，代表Specific（具體的）、Measurable（可衡量的）、Attainable（可實現的）、Relevant（相關的），和Time-Based（有時間限制的）。
它的本質，是砍掉模棱兩可，砍掉標準爭議，砍掉不切實際，砍掉無關目標，砍掉無限拖延，讓目標從「一千個人心中的一千個哈姆雷特」，變成同一個。
你知道了SMART原則。但是，你做到了嗎？
你特別想自律，也特別想藉助「他律」的方法，把最後期限作為第一生產力，一段一段地衝刺馬拉松，但你和你的團隊，總是與自己的懶惰握手言和。怎麼辦？
我講過一個「方法」：Scrum方法。
Scrum方法，就是由三個角色（產品負責人、Scrum專家、團隊成員）、四個儀式（衝刺計劃會、每日站會、衝刺評審會、衝刺回顧會）和三個物件（產品積壓、衝刺積壓、燃盡圖）組成的一套項目管理方法。
它的本質，是把一次漫長的長跑，分割成一段段全力以赴的衝刺，通過流程提高效率。
你知道了Scrum方法。但是，你做到了嗎？
這個世界上，有那麼多管理方法取之不盡、用之不竭，PDCA循環、SMART原則、Scrum方法 …… 但是，你是不是深受觸動之後，到今天都沒有行動呢？
為什麼會這樣？
為什麼懂那麼多道理，卻依然過不好這一生？會那麼多方法，卻依然創不好這一個小業呢？
主動工具，解決不了他律的問題
這是因為，你缺乏「被動工具」。什麼意思？
這世上的工具，分為兩種。
一種是想用就用的「主動工具」，比如螺絲刀，想用就拿出來，不想用，也可以不用。
主動工具，可以在你想工作的時候，幫你提高工作效率。但是，主動工具不能幫你「想」工作。
另一種，是不用不行的「被動工具」，比如生產線。配件在輸送帶上一直往前走，你無法叫停整體進度，唯有配合。
被動工具，可以把你的個人能力放到大局中，在他律中不斷調校自己，攜手前行。
很多人「深受觸動，但沒有行動」，是因為有一大箱的主動工具，但卻沒有一件被動工具。
最典型的「被動工具」，就是「最後期限」（Deadline）。
老闆讓你寫一份報告。你構思了好幾天，然後打算用懸掛式提問開頭（這是主動工具），用三千尺瀑布的邏輯勢能梳理邏輯線（這是主動工具），用峰終定律「上價值」來結尾（這還是主動工具） ……
但是一頓構思猛如虎之後，什麼也沒寫。光想了，腦中已千迴，紙上無一字。為什麼？
因為你缺一個最後期限。
老闆說：「明天下午交給我！」Miss了Deadline，你就自己找一條可以讓自己Dead的Line吧。然後，霹哩啪啦、唏哩嘩啦、嘰哩呱啦，一個晚上就寫好了。畢竟，誰也不想死啊。
這就是「被動工具」的威力。
回到最開始的案例。
為什麼這個世界上，有那麼多管理方法取之不盡、用之不竭，很多人深受觸動之後，但到今天都沒有行動？
因為PDCA循環、SMART原則、Scrum方法，這些都很好，但他們都是「主動工具」。
主動工具，解決不了他律的問題。
你需要把這些主動工具，放到生產線一樣的「被動工具」上，然後所有人的個體進度被工具推動，成為高速向前的整體進度。
這時，你就真的需要協作軟體了。
我怎麼用協作軟體落實管理方法？
具體怎麼做？我給你舉幾個例子。
例如，我在用協作軟體，管理我公司的PDCA循環。
你突然有個想法，想安排同事去做。這時，你當然可以用Line說一段語音或寫兩句文字。但是，這樣會有兩個風險。
第一：你會忘掉；第二：他會忘掉。你們很可能都不會「主動」想起來。
Line的群組，從來都不是一個好的工作環境。因為你無法在群組裡，為一些重要事情套上閉環。所以，你和同事常常會出現「我說的事你做了嗎？」，和「蛤？你什麼時候說的？」，這樣的爭論。
但協作軟體可以。
當我有一項工作要安排給同事，我不會在群組裡說。我會在協作軟體中創建一個「任務」、設好3W（Who do What by When）,也就是：任務內容、執行者和截止時間，並分配給同事。
然後，你的同事就收到了一條「新任務提醒」。他打開手機一看，一條新的任務，躺在「待處理」這條泳道裡。他看了一下工作內容，覺得現在就可以開始做，就把它拖到「進行中」這條泳道，開始處理。
「泳道」（Swim-lane），是協作軟體中的「黑話」，意思是完成任務的一個個階段，就像泳池的一條條獨立泳道。每一個任務，就像游泳池的人，必須來回游完所有泳道，完成PDCA循環，才能離開。
一旦用了「任務」這個功能，你再也不用怕忘掉重要的事情了。因為所有任務，最終只能被接受者完成，或者被發起者取消，而永遠不可能被忘掉。
因為工具，你會發現「凡事有交代，件件有著落，事事有回音」一點都不難。
那麼，如何用協作軟體來執行SMART原則呢？
當我安排「任務」時，會給每個任務設定一個「截止時間」。就算不準確也要設，即便設得遠一些。這樣，我就在每一個任務中，強制設定了SMART原則中的T：Time-Based（有時間限制的）。
從此，我不用記事，T（截止時間）會幫我記事。
那麼，我還想把這個任務目標設置得更清晰呢？
那你可以在任務的模板裡，專門定義S-M-A-R四個字段，要求每一項任務都必須符合SMART原則，否則無法創建。通過這樣的明確設定，關於所有人對同一個任務的理解，終於可以從「一千個人心中的一千個哈姆雷特」，變成同一個了。
再例如，如何用協作軟體來實施Scrum方法？
2016年-2017年，我在寫《劉潤·5分鐘商學院 | 基礎篇》的時候，把辦公室裡的一整面白板，做成了Scrum衝刺看板。團隊每天早上都要站在看板前，開15分鐘的「每日站會」，安排當天的「衝刺」計劃。
但是，這樣的看板，要求我們必須一起辦公，而我出差很多，帶來很多不便。
2017年-2018年，我在寫《劉潤·5分鐘商學院 | 實戰篇》的時候，就開始用Teambition這樣的協作軟體，取代了白板，成為團隊的衝刺看板。
我和團隊每天要同時整理、寫作、校對十幾節不同的課程，還要確保品質，上線及時，所以協作難度很大。用協作軟體替代白板後，我在出差途中，機場、高鐵上、飯店裡，甚至計程車上，都可以隨時打開看板，和我的團隊遠距同頻，確保進展順利。
人與人之間的差別，除了武藝，還有武器。丈八蛇矛再強大，也強大不過一隻AK47。
協作軟體解決了5個問題
我很建議你，要學會使用協作軟體。我是受益者。它幫助我的團隊解決了至少5個問題：
1. 人工管理成本高，工作回饋有延誤；
2. 口頭傳達工作，理解不透徹，容易遺漏，無據可依，無法問責；
3. 工作分解，多人執行，無法追踪；
4. 無法了解間接下屬的工作情況；
5. 計劃趕不上變化，過程不可控。
君子性非異也，善假於物也。讓協作工具牽引著往前走，才能讓自己和團隊避免與懶惰握手言和。
※本文獲劉潤公眾號授權轉載，原文：劉潤：如何避免與懶惰握手言和？
