替各式各樣領域的人上課、指導或諮詢下來，我發現職銜越高的人，越會有說不出口的煩惱。他們難以啟齒的煩惱就是「回饋」。或許是他們自覺和新生代的新進員工想法不同，感受到世代差異的關係，不敢給予回饋的人比想像中要多。因此這裡要分享一些如何在職場上給予專業回饋，而且還是不傷對方心的回饋策略。
如果問那些猶豫不決，不知道是不是該給回饋的人，他們大部分會這麼說：「我怕對方聽了會受傷」、「我怕自己變成壞人」、「我不想沒事把工作關係弄得很緊張」。我上課時也會給學生替彼此上台發表表現打分數、下評語的時間，學期剛開始時，大家會特別猶豫，只說「真不錯，表現真好（鼓掌）」。
站在上台發表的人的立場，沒有被指出問題，當下心情應該很好，但若評語一直都是這樣，未來有發展的可能性嗎？肯定是沒有的，因為有建設性的回饋內容，會是讓對方成長的好機會。只顧著自己面子，說出對對方沒幫助的話，難道不是更欺瞞對方的行為嗎？接下來，我們來看有效的回饋應該具備的4項要點吧！
開啟有效回饋的4要點
有效回饋應該如何說，才能被接受並真正促進成長呢？
1.針對事情，別針對人
要是你對遲到的員工說：「你為什麼這麼懶？就不能早點到嗎？」，那個員工心裡大概會想：「我又不是偷懶，只是遲到5分鐘而已，部長為什麼要說得這麼嚴重？」，而打從心底不能認同自己的回饋。
如果今天能反過來，說話以適時為主，比如「這個月我們部門開了第3次會議，李代理好像一直遲到5至10分鐘，是在忙什麼事情嗎？」，以這種溫和的方式說予他人，將能減少對方的反感。
2.優缺點都要說，強調優點會更好
提到「回饋」，大家通常會認為等於被批評，但回饋並不一定只是談負面的事情。懂得透過回饋了解自己哪裡做得好也很重要，因為若非該領域經驗豐富的專家，自己通常很難理解自己做得有多好。做得好的部分同樣需要具體了解為什麼那一點很好，未來才能繼續保持下去。
尤其人類通常會本能的將重點放在自己的缺點而非優點上，給回饋的人應該更強調優點以後，再談及需要進步的部分，聽的人才會覺得心裡比較平衡。
我給學生回饋時，會照優缺點6比4的比例和他們聊。若是5比5或3比7，學生會更在意負面評語，甚至可能讓他們感覺自己搞砸了，而導致提前放棄。
3.說得具體
「報告整體而言不錯，但就是少了一點，要是能加強一下就好了！」話若這麼說，聽的人一定一頭霧水。到底哪個部分好，哪個部分要加強，怎麼都沒有具體說明。
「整體結構寫得非常清楚，不過調查國外市場部分要是能加上最新資料或具體事例就好了」像這樣具體說明優缺點，對方才能知道他什麼地方表現好，什麼地方需要改善。要是能再提出具體的方法，就更能提升處理工作的效率。
4.說明對方行為的影響
提及對方的動作會對他人或組織造成的影響。接受回饋的人經常會認為這是對自己的一種攻擊，因此要讓他想成回饋是為大義著想的良言，不是針對你本人的意見。所以提及對方的言行舉止對他人或團體造成的影響，將會非常有效果。
別說「開會時就不能更積極發表意見嗎？」而以「開會時你若不提任何意見，我們專案就少了更多樣的視角，下回可否再積極一點和我們分享意見呢？」方式回饋，一定大大減少對方不開心的機會，讓事情朝更好的方向前進。
給出激勵人回應的2招
1.「再加上」回饋法
「你到底為什麼這樣？」當被人家用一種彷彿在做筆錄或是進行分析的口吻這麼問時，你是否也曾有過支支吾吾回答不出來，且心情也隨之變差的經驗？與其在回饋中指責對方過去做不好的事情，不如談未來怎麼樣做更好。
ＸNG舉例：「報告裡的市場動向數據太舊了，實在很差勁。」
〇好回饋版本：「要是你可以把報告裡的市場動向數據更新到最近年度，一定會更好。」
ＸNG舉例：「你說話太快，根本完全聽不懂。」
〇好回饋版本：「要是你說話可以再放慢一點，我應該就更能理解你想說的關鍵。」
2.三明治回饋法
三明治回饋法是許多讀者聽過的概念，它更正確的拼法是「P–I–P」（Positive Improvement Positive，即肯定—建議—再次肯定）。現在想像一下三明治的樣子，是不是也能夠想像出材料（肉、蔬菜、起司）放中間，外面夾著兩片柔軟麵包的畫面？這中間的關鍵是材料，就是我們希望傳達的關鍵核心內容。
這個方法就是先提及對方表現不錯的地方以及原因，也就是「肯定」，再提出可以再加強的部分，即所謂的「建議」，最後綜合前面2件事，並鼓勵對方改進，再次給予「肯定」，能使對方更願意接受回饋並付諸實踐。
「我個性比較直，前面你說的好話聽起來只是花言巧語，我希望你只講需要改進的地方就好了。」
如果是朋友之間，或和對方已經建立起信賴，可以正面解讀對方說這番話的意圖，那自然可以用比較輕鬆的方式回饋。所以我們這裡教的「三明治回饋法」最適用於工作上「因公務連結的關係」。由於這種方式兼顧了對對方的尊重與禮節，且兼具稱讚與建議，將使對方不開心的機率大幅降低，甚至反過來變成動力，讓他更想求表現。
＊本文摘自方言文化《改變命運的說話課》
《改變命運的說話課：從容閒聊、精準提案、向上管理，每次出手就加速職涯晉升》
作者：李英宣（Young Sun Lee）
譯者：郭佳樺
出版社：方言文化
作者簡介
李英宣（Young Sun Lee）
羅徹斯特大學（University of Rochester）西蒙商學院的教授，也是專精於融合「大眾演說」與「商務溝通」的專業溝通領域專家。畢業於韓國中央大學，並取得政治外交學士及新聞傳播碩士學位，隨後前往美國佛羅里達州立大學深造，並獲得傳播學博士學位。
她秉持著「分享知識與價值」的使命，且透過YouTube、Instagram、Class101、ClassU等多元平台，分享關於人際關係、溝通技巧及自我成長的深刻見解。
李教授認為，說話不僅僅是一項技術，更是一種「心領神會」的互動，她強調與其追求完美，不如與對方建立真正的連結。她的課程以「克服說話恐懼、提升自信」的創新教學法聞名。許多在Google、Tesla、Meta、Amazon等全球頂尖企業活躍的畢業生，一致公認她的課程是對求職與升遷幫助最大的課程。憑藉卓越的教學成果，她曾4度獲選為羅徹斯特商學院的優良教師，並連續2年蟬聯教學評鑑第1名，深受學生信賴與推崇。
責任編輯：徐惠琬
核稿編輯：陳芊吟
