在領導者魅力課程上,一位身為科技業高階主管的學員提出了這個問題:外表內斂的他,每次在內部會議上布達命令後,大家卻不太當一回事,之後也沒有跟著行動,於是自己只好繼續苦口婆心地再三提醒,常常覺得力不從心。我觀察他講話的方式,點出他之所以缺乏影響力,最明顯的問題就是「話說不清楚」。

三方法對症下藥,助你「把話說清楚」

請自我檢視,你說話是否有以下三種「話說不清楚」的症狀之一?

一、說話小聲、模糊或音調缺乏起伏;二、講話如連珠砲;三、說話贅字多。

如果你說話時有以上症狀,請趕緊依循以下三個方法對症下藥,把你的「清楚力」救回來:

症狀:說話小聲、模糊或音調缺乏起伏
解藥:刻意製造音調反差,強調話中的重點

有時候說話沒有影響力,居然是因為如此普通的原因──聽不清楚。聽不清楚,當然沒有影響力!建議說話小聲的人可以從有氧運動如快走、慢跑、游泳開始,鍛鍊自己的肺活量。

平日的公眾溝通請使用麥克風。祕訣在於:說話時,你需要想像將自己的聲音「投射」到聽眾席的中後方,而不是只停留在前面幾排。

此外,若說話音調單調,缺乏抑揚頓挫,會讓人抓不到重點,自然就難以吸收。你需要在話語中刻意製造音調反差,以強調話中的重點。而所謂強調重點,並不一定是把重點說得比較大聲就好,而是透過製造語速或音量的「反差」來吸引他人的注意。例如如果語速比較快,講到重點時就可以放慢速度;音量比較大,講到重點時刻意放輕聲音,反而能讓人更聚精會神想聽清楚。

症狀:講話如連珠炮
解藥:說話時在心裡寫下「標點符號」

說話速度變快可能是因為緊張,但是此狀況也同樣出現在談自己極熟悉的主題時。因為已經爛熟於心,忘了考慮到:對聽的人來說,此主題可能是第一次接觸,而每一個新資訊都需要一定的時間吸收消化,才能進入到下一個資訊。

有一個簡單的方法可以改善此狀況:在心裡把「標點符號」寫下來。例如,假設你要講的內容是「今天我要布達三件事情,第一件,是產品售價的調整」,請你在說完「三件事情」之後,就在心裡寫一個「逗號」,接著再繼續說「第一件」,在心裡寫一個「逗號」,再接著說「是產品售價⋯⋯」。

有了標點符號,你的話語就不會像滔滔江水一樣淹沒對方,而能如溪水潺潺淙淙,有韻有致,輕易入對方耳,進而入對方心。

症狀:說話贅字多
解藥:有意識地注意贅字

如果你的訊息是一條路,那麼贅字諸如「然後」、「對對對」、「那」、「啊」,就是路上一個一個的小坑洞,每經過一次坑洞,聽者就會踉蹌一次,這不僅是解讀訊息的阻礙,也會讓你的領導氣勢一點一滴消磨殆盡。

針對贅字問題,學院的口語表達課程老師劉文英博士提供一個有效的改善方法:首先,請把自己說話的樣子錄影下來。接著,重看錄影,找出自己的「贅字」是什麼。最後,請一位嚴格的同事或朋友幫你注意,當你每講一次贅字就要糾正你,並且罰10元(請你真的拿出10元交給他),只要確實執行,很快就能改掉贅字的毛病!

提升口語表達影響力的「三力」

如果你已經很確定自己說話夠清楚了,影響力卻仍然無法彰顯,那問題可能就出在缺乏以下提升口語表達影響力的「三力」。口語表達影響力的三力,包括:沉穩力,讓人覺得非聽不可;邏輯力,讓人聽完後會記在心裡;觸動力,讓人不只相信,更願意身體力行、為其奔走!對一位想建立氣勢與影響力的領導者來說,此三力是缺一不可的:

沉穩力,讓人覺得非聽不可

低沉的聲音會比高亢的聲音來得有權威感,而較緩慢的速度又比偏快的語速更具沉穩氣勢。不妨把自己說話的聲音錄下來,再檢視自己的音調、語速。一般而言偏低的音頻與偏慢的速度,能讓你擁有更沉穩的氣場。

此外,除了依循前述「清楚力」的原則,注意話語中的抑揚頓挫並做適度的重點強調之外,你也可以將重要話語中最後幾個字的語調「向下降」。

因此,當你希望能傳遞權威感、宣布不容置疑的訊息時,將音調放低、音速放慢,且將句子的最後幾個字音調往下降,會讓你顯得更沉穩肯定、更不容置疑,這是領導者建立影響力最有效率的方式之一。

邏輯力,讓人聽完後會牢記在心

說話時以「條列式」的方式可以讓指令更易懂,不僅能被迅速理解並支持,並且因為不需要被重新組合或猜測,可以大幅降低被誤解的風險。

推薦你運用「三點邏輯法則」,把想法歸類為有邏輯關聯的三點。這「三點」可以是:

  • 過去、現在、未來
  • 目前狀況、問題所在、解決方法
  • 之於員工、之於公司、之於客戶
  • 之於個人、之於部門、之於公司
  • 好處、壞處、衡量損益後的方案

這樣的發言方式,猶如在聽眾的腦袋中「畫表格」,能夠迅速將聽眾浮動的心「定」下來,準備吸收新資訊。不僅有助於聽眾能易聚焦、理解,也讓身為講者的你敘述起來脈絡清晰,能充分展現宏觀與遠見。

觸動力,讓人不只相信更願意身體力行

「雖然聽起來很有道理,但是沒有感覺,激不起行動⋯⋯」你應該不希望自己的慷慨陳詞之後,換來的是這種反應吧?

當對方雖然聽得懂也記起來了,但是卻看不到行動,或是即使有行動,也只是被動配合、敷衍了事,這多半就是因為他們的內心還沒有被「觸動」到。換句話說,腦理解了,心卻沒有感覺,認為你講得再好也是「你的事」,而不是他們「自己的事」!而要引動觸動力,請先思考兩件事:

第一,在說話之前,你是否全然相信自己要說的話?唯有你自己已經百分之百相信,才有辦法觸動別人;唯有你自己的熱情已經是熊熊大火才有辦法點燃別人心中的火苗。

第二,當你已經確定自己的信念,接下來就是透過對方的夢想和恐懼來觸動他。我一直很喜歡這個說法:銷售的過程非常簡單,就是了解對方的夢想、知道對方的恐懼,並讓你的產品能夠完成他的夢想、挪掉他的恐懼,那他自然就會被說服了。

選擇時機,讓溝通更有效

如果你覺得自己的話語明明已經具備清楚力、沉穩力、邏輯力、觸動力了,卻還是沒有效果,那表示問題可能不在你,而在對方身上。你需要再度審視對方的「腦」和「心」是否已經準備好接收訊息了?無論這兩者中哪一個沒準備好,你都很可能會面對「聽不懂」或是「聽不進去」的狀況。

聽不懂,表示對方目前的「腦」沒有能力理解訊息。

不妨把大腦想像成一個「篩網」,每當接收到新資訊的時候,新資訊就會像沙子一樣由上而下倒進篩網中。然而,如果人對此議題並不熟悉,篩網上的洞洞還很大,新資訊就會很快地從洞洞中流失,僅留下一小部分,而留下的這一小部分沙子就是我們最後理解的部分。

好消息是,篩網的洞洞會隨著人對議題愈來愈熟悉而逐漸縮小,也就是說同樣的議題多聽幾次之後,流失的就會愈來愈少,留下來的部分愈來愈多,對議題的了解也會愈來愈全面。

不同的人對不同領域的知識篩網洞洞都不一樣。在布達之前,你需要先知道對方腦中對此議題的篩網洞洞有多大,也就是他目前對此議題的知識層次有多高、格局有多大?此議題要怎麼說他才聽得懂?經過思考之後,再把你想傳達的訊息以對方聽得懂的方式說出來,如此「溝」,方能「通」。

聽不進去,代表對方目前的「心」沒有能力處理此訊息。

你需要的是:為你的命令挑選對的時機,讓大家的「心」準備好接受此訊息,必要的時候甚至需要為此命令傳達進行布局。例如當你要在會議上布達新政策,且希望大家對此嚴肅看待,你在開會前就可以預先要求所有人務必準時,會議前勿放輕鬆音樂,主持會議時不聊天開玩笑⋯⋯總而言之,你要確認大家都預備好「迎接重要宣告」的心,這才開始布達。

當然也不可在會議最後5分鐘,大家都急著趕赴下一個行程了,才匆匆布達,那樣效果當然好不到哪裡去;假使因為此命令會影響到其他議題討論的成效,所以計畫在會議尾聲才布達,你也需要確認前面議程的負擔不會太重,不能是馬拉松式的會議,或者是讓大家絞盡腦汁或士氣低落的議題,免得開會開到最後,大家體力、腦力與心力都已經所剩無幾,這時布達新命令當然也很難有好的成效。

此外若你判斷此時會議的氣氛並不適合布達,也可以乾脆宣布休息10分鐘,等大家喝完咖啡、上完洗手間,帶著全新的心情回來後再宣布新政策。

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書籍簡介

魅力領導學:CEO魅力教練解析領導者的35個形象策略題

作者: 陳麗卿

出版社:商業周刊

出版日期:2021/05/27

作者簡介

陳麗卿

  CEO魅力領導教練,「Perfect Image 陳麗卿形象管理學院」創辦人,眾多企業CEO倚重的形象管理顧問,協助上萬名人士形塑個人魅力,媒體讚譽為「企業家的造型師」。美國亞歷桑納大學織品服裝碩士,曾任美國服裝設計師,自創Zoe Rao品牌。著有《穿對,更成功》《女人,妳的名字叫美麗》《男人,展現你的成功有型》《衣櫥減法》《衣櫥加法》《成功禮儀:你的品牌符號學》等形象管理著作二十餘冊。

  ‧商周.COM【好形象卿鬆學】名家專欄主筆
  ‧外交部服裝禮儀特約講師
  ‧擔任百大企業形象管理訓練師暨顧問:臺灣高鐵、LEXUS、花旗銀行、國泰世華銀行、資誠會計、台積電、宏達電子、中國美的集團等
  ‧媒體形象單元固定來賓:中國廣播公司、教育廣播電台、中央人民廣播電台等
  ‧報章雜誌形象專欄主筆:聯合報、Marie Claire、GQ等


責任編輯:易佳蓉