我在企業授課或輔導時，常見一個情景：跨部門會議上，同仁都說OK，好的，沒問題，沒意見，然後出了會議室，天哪！大家都在私底下抱怨。不知道這個場景你是否很熟悉？在此分享兩個跨部門溝通的小故事。
產品不良率超高，是誰的鍋？
某公司的研發部門，常需要研發新產品增加營收。一次，新品開發出來後，研發主管非常得意，這個產品能做出來並不容易，他們預測客戶的需求肯定很大。
這個新品緊接著進入小量試做階段，這時，製造部門卻發現產品不良率高達80％，等於做5個產品，就有4個不合格。製造部主管因此約了相關部門主管來開會，會議上，製造部主管對著研發主管大罵：「天吶！你們怎麼設計的啊？怎麼生產出來的產品良率只有20%？」
研發主管回：「這不是我們的問題，我們研發有做測試，產品品質沒有問題，應該是你們製造的問題，會不會是你們的製程參數都設錯？」
兩位主管各執一詞，就在會議上吵起來了。
公司總經理，竟搞不清楚自家產品？
某公司的總經理是業務出身，因此很喜歡在一線接觸市場、聆聽客戶的聲音。有一次，他看到一個很棒的市場需求，總經理心想：只要公司能夠把產品做出來，訂單一定會很多。
於是總經理把這個市場訊息帶回公司，跟研發主管約了一天，興奮地跟他討論這件事。沒想到研發主管臉上卻沒一絲笑容：「總經理，你不知道這種東西，我們公司做不出來嗎？我在公司做了20幾年研發，這個我們真沒辦法，公司的研發能量就是這樣。」
總經理聽完一頭霧水，明明訂單就等在那了，為什麼大家都不嘗試呢？
跨部門溝通歧異，4方法化解
這兩個事件，都屬於跨部門溝通問題。每家公司都會發生，只是實際狀況各有不同。我之前在台積電時，曾學過一些跨部門溝通的技巧。這幾年在輔導企業過程中，也運用這些技巧解決不少企業問題，以下分享給大家：
1. 從組織設計著手
有時候，部門之間的利益會彼此衝突，導致各部門為各自的利益爭論不休，無法著眼於整個組織的利益，從宏觀角度溝通、決策。這時，企業經營者可以思考，或許可以從組織設計方面著手。
舉例來說，A部門與B部門常為事吵架，溝通效率非常不好。這時候就可以思考：這兩個部門的任務相關性有多大？能否合併成一個部門？若是兩個單位合併為一個部門，他們所關切的問題，就會是整個部門的問題，這會激勵同仁想辦法去解決。
2. 部門主管不定期論調
主管在同個部門太久，容易失去換位思考的能力，無法理解其他部門，也難以抱持同理心看待其他部門的痛苦。不定期論調管理職，就能解決這個狀況。
例如：品保主管跟業務主管，常起爭執，那就把業務主管調到品保當主管，然後把品保主管調到業務部門，藉由適度的工作輪調，讓每位主管在跨部門溝通時，更有同理心，也更能理解其他部門的狀況。這樣，部門之間溝通協調時，就能更加順暢。
3.增加跨部門專案
曾經遇過一家公司，跨部門的溝通機會很少很少，各部門常是單打獨鬥，例行工作往往只要把自己的工作做完就好。就算真的遇到跨部門問題，他們也習慣忽略，裝作不知道。
跨部門溝通並不容易，但碰上問題，卻根本不想去溝通，這樣的狀況更棘手。針對這類情況，可以增加一些跨部門專案，強迫同仁在專案過程中認識其他部門的同仁，了解其他部門的工作跟性質。久而久之，組織內的跨部門交流，就會越來越順場。
4. 平時累積陰德值
說完上述三點，若是一般基層員工，無法影響公司組織配置，你也可以試試這一點：累積陰德值。
平時如果有其他部門同仁，來請求你幫個小忙，就算你跟他沒什麼交情，我也會建議：只要時間許可，就去幫吧！這些小小的善緣，會累加你的陰德值。某天換你需要對方部門協助的時候，跨部門溝通一定會更加順暢。
除了上面的技巧，軟性活動也有助於增進跨部門溝通，像是烤肉活動、球類競賽、單車活動，這些活動的目的，就是要讓部門與部門之間，更加意識到彼此是一個團隊。當團隊意識建立之後，未來在工作上遇到跨部門問題，同仁比較能以「夥伴」、「團對」角度集思廣益，替組織達成更大的效益。
責任編輯：李頤欣
