遠距工作一個月，不知道你是否發現「開會的習慣」改變了；「主管和下屬的關係」改善……為什麼？一些心得，和你分享。
哇！原來會議可以這樣開
為了因應疫情，許多企業都改變了開會文化，雖然線上的討論變多，卻希望變得更有效率。許多企業都習慣早上開會，用意在於「從一天的開始，集中大家的精神」，而且主管希望在會議結束之後，下午可以接著繼續進行。（最常碰到的反而是開了一整天，結束後被迫加班）。
這邊和大家分享一個新的觀念，疫情的線上會議，不妨考慮「將原本習慣早上開的會議，集中調整到下午3點以後」。一般的習慣是「早上開會，下午執行」，如果改成「下班前開會，上班就執行」為何不可？
在疫情初期，許多被迫開線上會議的企業，竟然發現「一開會就是一整天」，開完會被迫利用下班時間繼續進行，不然事情做不完。直到過了一陣子之後，才自救性的衍生出這種新的模式，避免自己「全天都在工作」。
下班前開會，還有「集中處理」以及「壓力守時」這兩大好處：
1、「集中處理」：利用早上精神最好的時候處理公事會更有效率，下午昏昏欲睡的時候開會，至少會打起精神，除非人太多，不然鏡頭前的你無所遁形。
2、「壓力守時」：3點以後的會議，如果沒有控制時間，很容易影響到下班，為了留時間給自己，包含主管在內，大家都會情不自禁地加快速度，養成「以30分鐘為原則開完一個會」的新文化。
當然，下班前開會只是個原則，如果有緊急的事件或是聯繫，應該有的線上會議還得召開，但是最好先訂定「會議限時間」和「下班前集中」的原則，避免出現「全天都在開會，結束開始加班」的情況。
哇，原來會議不用那麼久？
會議雖然變多，總時數上升，但是單次會議的時間竟然慢慢變短：受到疫情影響，除了原本排定的週會或晨會幾乎照常進行，原本公司內部需要溝通的事項，本來是轉過頭就可以跟隔壁的同事討論，或在茶水間兩三人聊完就搞定的事情，現在非得開個線上小會議不可。
雖然溝通的會議總時數增加，但是單次的會議，竟然有縮短的趨勢。有兩種形成的原因：
1、主管開始覺得負擔過重：會議的主席通常是主管，要召開的大小會議數量增加，一個又一個開不完的會，是精力消耗最多的人，為了避免負擔過重，主席們開始會不自覺的加快主持的腳步，避免造成過多的負荷。
2、同仁擔心會議開不完：過去大家坐在舒服的會議室，反正水電冷氣成本由公司負擔，想講多久就講多久，中途還不斷岔題，時間到就走人。現在WFH的成本都是自己買單，會議的效率自然就提高。大家開始不由自主的「將每次會議的時間速度加快，議題專注」
哇！原來上下的感情竟然會變好
疫情期間碰不到面，聯絡的事情反而變得更多，擔心對方不理解我的想法，需要商量的次數就變得更頻繁。尤其身為主管需要運籌帷幄，除了面對大家的群體會議以外，和每位同仁個別溝通的時間也大幅增加，還需要加上整合，所以總會議的時間大幅增加。
過去在辦公室內，主管和同仁的一對一互動中，即使面對面，也未必「全心專注在對方」，甚至會有一方同時做其他的事情，現在的線上交談，因為下列3種情形，表面上距離變遠，但是感覺反而變近了起來：
1、為了確認同仁有聽懂訊息，主管表現得更加尊重
過去的主管，由於手上的工作繁重，常常會習慣「一心二用」，一邊談話，同時做自己的事情。大多數主管沒有發現，只要用這樣的方式進行，都會讓同仁有很強烈「不被尊重的感覺」，只不過敢怒不敢言，久而久之，雙方的信任度就急遽下降。
線上的討論為了確認同仁有聽懂，主管必須觀察同仁的反應。如果現在不確認，同仁沒搞懂或者做錯，之後付出的代價勢必更大。關注的時間變久，彌補網路連線不清晰而流露更多的親切眼神，反而讓同仁出現了有過去沒有的被尊重感。
2、為了掌握同仁工作進度，主管表現的更加親和
過去在辦公室的溝通同仁就在對面，肢體語言很容易被判斷，主管也很容易掌握同仁「當下的進度」，真的不行直接走過去看就好。線上的互動只能透過鏡頭，由於遠距離的不安全感，主管會擔心同仁在家裡「有沒有工作？」或者「會不會太放鬆？」
所以每次線上的互動，主管都會企圖希望從鏡頭看出一些蛛絲馬跡，才能確認同仁的工作進度如期達成。也因此，聰明的主管會將語氣放的比較和緩，雙眼凝視同仁的反應，甚至好的主管還會在交辦同仁工作之前，先活絡互動的氣氛（見〈疫情期間，聰明「交辦工作」的三大做法〉）
這樣的做法讓同仁覺得新鮮，反而感受到主管「過去缺少」的關懷和親切感。遠距之後久久碰面一次，甚至還多了一種「久別重逢」的溫馨情誼。
☛李河泉老師跨世代溝通線上課程，請點擊：https://bit.ly/3tlcbsM
責任編輯：易佳蓉
