「出差費用報銷」是職場上常見且重要的行政流程，瞭解核銷規定，讓你能合規、有效率的使用。英文reimbursement直譯「重新回到錢包」，貼切的描述此流程。本篇介紹更多字詞，一起學習TOEIC英文。
以下是某家公司的報帳規範：
| 1.ExoGlobal Industries will fully cover all pre-approved, work-related expenses during business trips, which include transportation, meals, accommodation, and other reasonable costs. 2.Employees should submit expense receipts through our digital reimbursement portal within 15 days post-trip. 3.Please categorize your expenses correctly and provide comprehensive descriptions to ensure swift processing. 4.Non-compliant requests may be subject to review or denial. 5.This policy covers professional responsibilities, not personal indulgences. 6.We should continue embodying ExoGlobal's integrity and accountability values in every aspect of our work. |
Reimbursement費用報支／報銷
Reimbursement是TOEIC考題高頻率出現的單字，這個字是標準的字根字首字。由於in後面第一個字母為m、p、b，字首in就要改為im。再加上基於格林法則的變音，purse「錢包」轉為burse。從re-重新，in-回到，「重新回到錢包」，就是核銷費用。
The company's policy is to provide reimbursement for all approved work-related travel expenses.
（這家公司的政策是，提供所有批准與工作相關的旅行費用報銷。)
Make sure you keep your receipts in order to get a full reimbursement.
（確保您保留收據，以便獲得全額報銷。）
Pre-approved預先批准
Approve是許可，pre-是在⋯⋯之前，所以pre-approved表示發生之前就要「預先許可、批准」。名詞則是approval，也是職場常用字。
You will need pre-approved authorization for your business trip expenses.
（您將需要有事先批准的授權，來支付您的商務旅行費用。）
She used her pre-approved credit line to start her business.
（她使用了預先批准的信用額度來開展業務。）
Expenses花費、開銷
2個跟工作花費有關的字，是cost與expense。Cost是「成本」，expense則來自動詞expend「花費」，作為名詞就是「費用」。
Keep track of your expenses during the business trip.
（在商務旅行期間記錄您的開支。）
The company will cover all the expenses for your training.
（公司將支付您所有的培訓費用。）
Transportation運輸、交通
Trans- 是「轉移」，port是「港口、攜帶」。把貨物從一個港口移動到另一個港口，自然就是運輸了。注意貨物、人員的交通運輸都是使用這個字。
The company will reimburse all transportation costs associated with the business trip.
（公司將報銷所有與商務旅行相關的交通費用。）
Public transportation is a cheap and efficient way to travel around the city.
（公共交通是一種在城市中旅行便宜且有效的方式。）
Accommodation住宿
Accommodate當動詞，意思是「容納」，可以容納人的地方，就是「住宿」。商務中也常用Thank you for accommodating，向對方的退讓與配合表示感謝。
The accommodation expenses for the conference will be paid by the company.
（會議的住宿費將由公司支付。）
The hotel provided excellent accommodation for all the guests.
（酒店為所有客人提供優質的住宿。）
Receipts收據
Receipts的定義是：「A written acknowledgment that a specified article or sum of money has been received.」
receive是「接收」，轉成名詞receipt就是「收據」，請記得invoice才是發票。
Please submit all your receipts for the business trip within 15 days.
（請在15天內提交所有商務旅行的收據。）
She kept all her shopping receipts for record-keeping.
（她保留所有購物收據以便記錄。）
Portal門戶／入口網站
Portal的定義是：「A website or service that offers a broad array of resources and services, such as email, forums, and search engines.」
portal原本的意思是傳送點，網路上的傳送點就是門戶（入口）網站了。
Please upload your receipts to the company's reimbursement portal.
（請將您的收據上傳到公司的核銷網頁。）
The students access their grades through the online portal.
（學生透過線上入口網站查看他們的成績。）
Categorize分門別類
category「類別」是名詞，加上ize就成為動詞，表示分門別類。
Categorize your expenses properly to ensure a smooth reimbursement process.
（正確分類您的費用，以確保順利的報銷過程。）
The library books are categorized by genre for easy access.
（圖書館的書籍按類型分類以便於查找。）
Non-compliant不合規定
Comply是符合規範，compliant是形容詞，non-表示否定，加在一起就成為「不符合規定的」，代表報銷不會過。
Non-compliant expenses will not be reimbursed by the company.
（不符合規定的費用將不會被公司報銷。）
Non-compliant behavior could result in expulsion from the school.
（不合規的行為可能導致被學校開除。）
Accountability承擔、當責
account是「帳戶」，accountable則是「當責」的名詞，加上ability就是「當責力」。
The CEO takes full accountability for the company's performance.
（CEO對公司的表現承擔全部責任。）
The team showed great accountability in completing the project on time.
（團隊對於按時完成專案，表現出優秀的責任心。）
【多益題型練習】
1.We encourage all employees to maintain full __________ for their work-related expenses during business trips.
(A) portal
(B) pre-approved
(C) accountability
(D) accommodation
2.You need to __________ your travel expenses into categories like meals, transportation, and accommodation.
(A) pre-approved
(B) receipts
(C) non-compliant
(D) categorize
3.Any __________ expense will not be covered under the company's reimbursement policy.
(A) non-compliant
(B) accountability
(C) receipts
(D) transportation
4.Please submit all your __________ for the business trip to the company's digital portal.
(A) transportation
(B) receipts
(C) accommodation
(D) pre-approved
5.The company will provide __________ for your transportation and accommodation during the business trip.
(A) categorize
(B) non-compliant
(C) reimbursement
(D) accountability
解答:
1.正解: (C)。句意為：「我們鼓勵所有員工，對於商務旅行中產生的相關費用，保持充分的責任。」(A) 網站門戶(B) 預先批准(C) 責任(D) 住宿。除了(C)以外其他皆不符合語意。
2.正解: (D)，句意為：「您需要將您的旅行費用分類大致分為餐飲、交通和住宿等類別。」(A) 預先批准(B) 收據 (C) 不符規定 (D) 分類。除了(D)以外其他皆不符合語意。
3正解: (A) ，句意為：「任何不符規定的費用，基於公司報銷政策將不會支付。」(A) 不符規定(B) 責任(C) 收據(D) 交通。除了(A)以外其他皆不符合語意。
4 正解: (B) ，句意為：「請將您所有的收據提交至公司的核銷網頁。」(A) 交通 (B) 收據 (C) 住宿 (D) 預先批准，除了(B)以外其他皆不符合語意。
5.正解: (C) ，句意為：「公司將為您在商務旅行期間的交通和住宿提供核銷。」(A) 分類(B) 不符規定(C) 報銷(D) 責任，除了(C)以外其他皆不符合語意。
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
