研華部署 Office 365

揮別信箱塞爆 打通行動辦公任督二脈

廣編企劃
2019.12.26

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揮別信箱塞爆 打通行動辦公任督二脈

研華科技資訊處經理 林信宏

成立於 1983 年的研華,憑藉軟硬體系統整合、 顧客導向的設計服務,及遍佈全球的後勤支 援能量,得以穩居工業電腦龍頭;因應雲端運算與 物聯網 (IoT) 世代來臨,其已將「智能地球推手」列為全新願景,全力發展整合型 IoT 解決方案。 值此重大轉型時刻,研華不論面對遍及全球 90餘據點的內部同仁,


電子郵件對企業營運至為重要,只因不管對內或對外, 都是賴以傳遞訊息的關鍵通道,萬一信箱塞爆而影響收信,也意謂商機的折損; 有鑑於此,研華決定導入微軟 Office 365,確保郵件暢通無虞。

成立於 1983 年的研華,憑藉軟硬體系統整合、 顧客導向的設計服務,及遍佈全球的後勤支 援能量,得以穩居工業電腦龍頭;因應雲端運算與 物聯網 (IoT) 世代來臨,其已將「智能地球推手」列為全新願景,全力發展整合型 IoT 解決方案。 值此重大轉型時刻,研華不論面對遍及全球 90餘據點的內部同仁,及外部夥伴或客戶,皆有愈來 愈殷切的訊息傳遞需求,也期望善用行動熱潮,加 速商務溝通效率,這些都得倚靠穩定順暢的電子郵 件系統;但這個看似平凡的基本要求,背後卻蘊含 嚴苛挑戰。

研華資訊處經理林信宏說,該公司以 Exchange 2007 作為全球逾 4 千名的郵件服務樞紐,然受制 於儲存容量,只能給予每人100~500MB信箱空間, 倘若員工疏於維護個人信箱,即可能因容量用罄, 導致難以繼續正常收發信件,造成訊息溝通管道的 斷裂,後果著實不堪設想。

企業郵件雲端化 為不可逆趨勢

著眼於此,研華三年前即思考引進雲端郵件服 務,亦曾評估若干解決方案,但幾經試煉,最後都以無疾而終收場。林信宏解釋,這些並非源自微軟 的雲端服務,與使用者慣用的 Outlook 介面之間, 不僅存在相容性的問題,更與使用者的習慣格格不 入,除此之外,取得成本也略嫌偏高,並不符合研 華的期盼。

在遍尋不著合適方案之際,研華資訊處得知微軟 推出 Office 365 雲端服務,自然深感興趣,於是著 手進行相關研究與討論,確認此項服務無論在於與 使用者介面的契合度,乃至於建置成本的合理性, 都更能滿足研華需求,因而決定予以導入,並以 3,000 位使用者為購置基礎,自 2013 年初正式展 開佈建。

「相較於現在個人信箱僅止於 100~500MB 容 量,Office 365 所提供的 25GB 空間, 足足大上 200 多倍,無疑相當誘人,」林信宏指出,有了如 此龐大的容量,使用者無需時時刻刻費心維護個人 信箱,尤其對於出差在外的同仁,更可免除信箱突 然塞爆之苦,不需緊急向資訊處越洋求救,終至將 行動辦公效益發揮到極致,也連帶減輕 IT 人員負 擔;因此不管對於一般同仁或 IT 管理者,雲端郵 件服的到位,皆可謂莫大福音。

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電子郵件對企業營運至為重要,只因不管對內或對外, 都是賴以傳遞訊息的關鍵通道,萬一信箱塞爆而影響收信,也意謂商機的折損; 有鑑於此,研華決定導入微軟 Office 365,確保郵件暢通無虞。

再者,從前若有同仁不慎誤刪重要信件,IT 人員便須責無旁貸將信件救回,但 背後往往涉及耗時費工的艱辛歷 程,如今 Office 365 為每位使用 者提供 30GB 容量的資源回收 區,好讓使用者不需假手 IT 同 仁,即可自行救回誤刪信件,也 算是美事一樁。

惟轉換郵件系統茲事體大,再 加上研華員工人數眾多,且營運 據點散居世界各地,礙難一步到位,因此決定分為三階段導入 Office 365,每階段 的適用對象都為 1,000 人。第一階段涵蓋北美、東 北亞、東南亞、澳洲等地域,及少部分台灣員工, 第二階段含括大陸與部分台灣員工,第三階段則一 舉囊括其餘的台灣員工,最終 Exchange 2007 便將 功成身退,就此除役。

微軟悉心提供奧援 迅速化解整合難題

由於分階段導入緣故,也讓研華郵件應用環境 流於複雜,以台灣總部為例,此時有的人已轉向 Office 365,有的人還在 Exchange 2007 環境,彼 此之間的行事曆如何互通、代理人如何設定,都不 免存在相容性問題。況且,研華在全球擁有多達 10~20 個 Domain, 針對不同 Domain,如何將 DNS 伺服器上的 MX Record,順利轉換至 Office365 所對應的 IP 位址, 亦是一道極其重要的關卡。

因應這些疑難雜症,幸而微軟 Premier Support 團隊悉心提供奧援,指派技術支援經理 (TAM) 到府 協助解決問題,使得專案得以平順推展。林信宏另補充,此番導入 Office 365,先由研華 幾位 IT 同仁、搭配若干海外據點的 Key User,共同進行前期試驗 (Pilot Run),其間除察覺到上述整 合難題外,也體認到使用者設定檔 (LocalProfile) 的 轉換,恐對使用者造成一定負擔,而資訊處礙於人 力與時間限制,也不可能為成千上百位使用者逐一 設定;有鑑於此,資訊處遂預先準備 SOP 文件, 以期 Step by Step 引導使用者自行變更設定,此對 於後續專案的推動,同樣十分重要。

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電子郵件對企業營運至為重要,只因不管對內或對外, 都是賴以傳遞訊息的關鍵通道,萬一信箱塞爆而影響收信,也意謂商機的折損; 有鑑於此,研華決定導入微軟 Office 365,確保郵件暢通無虞。

此刻尚處在第一階段專案的進行式,適用對象仍 屬有限,所以林信宏坦言,還無法產生具體的量化 效益,但即便如此,Office 365 所帶來的好處,已 開始在研華內部發酵。第一個轉變在於行動力的提 升,同仁得以擺脫信箱容量大小之束縛,隨時隨地 憑藉行動裝置存取信件,絕不漏接重要訊息;第二 個轉變,則是因員工改採網際網路存取郵件,走的 是 Internet 而非較昂貴的內部網路,連帶讓企業內 網頻寬獲得紓解,有利於提升 ERP、CRM 或 VoIP 等關鍵應用的運行效率。

第三個轉變,乃是隨著 Exchange 2007 逐步邁向 下架,也意謂 IT 人員本應承受的系統維護重擔, 即將消弭於無形,因而可保留充裕的時間與心力, 善加規劃資訊應用架構的優化之道,為企業做出更 大貢獻。由此可見,Office 365 的導入效益,著實 可見一斑。

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