你在工作時會用到幾個應用程式?你可能會細數:用Outlook收發郵件、用Google文件和同事一起編輯檔案、用Google雲端硬碟共享專案資料、用Zoom開線上會議、用Slack和團隊成員傳訊息......。甚至,你可能會在開專案會議時,將上述全部應用程式都派上用場,在不同程式間切換。

請小心,這個稀鬆平常的工作過程,正在榨乾你的專注力!

《哈佛商業評論》一文指出,為了完成任務,在不同工具間切換,已成為現代工作常態,卻會花費大量時間,消耗人們的精神和專注力。

以一間世界500強的消費品公司為例,員工執行一個供應鏈交易時,就用到22個應用程式和網站,在工具之間切換350次。

《哈佛商業評論》進一步研究20個頂尖公司裡的團隊,發現每個人每天平均會在工具之間切換1200次,每次切換後,會花大約超過2秒的時間弄清楚下一步要做什麼。

也就是說,每個人每週有4小時、每年有整整4週的時間,都花在切換視窗上面。

切換工具造成切換疲勞
每一次看見不同應用,腦袋都須重新適應

切換工具的那短短2秒,能造成什麼負面影響?

當人從一個應用程式切換另一個時,需要讓認知重新定位,不只是點按滑鼠這麼簡單的物理行為而已。例如,從電子郵件切換到電子表格時,兩個工具的介面、佈局和用途都不同,人在準備好執行切換過去的任務之前,腦袋需要花一些時間適應。

心理學和神經科學指出,即使只是在兩個工具之間切換,也是一種在任務間跳躍的「情境切換」(context switching),會增加認知負擔。如果過度切換,人腦會分泌更多被稱為「壓力賀爾蒙」的皮質醇,使人速度變慢、更難集中注意力。

而現代人的工作方式明顯已落入過度切換工具的陷阱。《哈佛商業評論》還發現,65%的切換動作發生後,人們又會在11秒後切換到另一個工具,扣掉重新適應的那2秒,等於人們停留在一個工具的時間只有9秒。結果是人們不斷重新集中注意力,最後注意力被耗盡。

生產力工具不是越多越好!
引入新工具應以員工為本

往往,員工不是自願地,在工作時一直切換不同應用程式,而是因公司作業所需。因此,第一個能改善切換疲勞的人,是公司高層,應以員工需求為本,再考慮是否引入新工具。

一個錯誤示範是,一間世界500強連鎖藥局覺得,藥師可能會想要一個版面更乾淨的系統,所以用一個新的網頁版系統取代舊版。但實際上,藥師非常忙碌,他們並不在意看得順不順眼,只要系統速度夠快、穩定即可。

再來,對於領導小團隊的中階主管來說,則可以指定團隊成員,一週中的一天只能執行特定任務,減少需要頻繁切換工具的時間。

替《企業家》撰文的一位公司CEO費萊(Melanie Fellay)舉例,星期一她的銷售團隊會關閉所有通知、不開會,完全專注於開發潛在客戶。

除此之外,《哈佛商業評論》還建議,中階主管應注意,團隊裡是不是有人每天的工作就是在不同工具間反覆切換,如果是,應主動調整該職位的工具使用強度。從事不停切換工具的工作,會讓員工更容易感到無聊、分心,並讓職位流動率提高。

對大部分工作者來說,使用許多生產力工具已經不可或缺,甚至會認為這能展現個人的多工能力。但實際上,其中藏有隱性成本,反成為生產力的敵人。

有自覺的挑選應用工具,並試著在一天內專注於只需要用到少數工具的單一任務,是每個人避免掉入切換陷阱可以做的第一件事。

資料來源:Harvard Business ReviewEntrepreneur

核稿編輯:吳中傑