擁有1200輛大客車,超過100條的營運路線遍佈全台灣,運輸量佔全台灣40%,國光客運公司,一直是台灣人心目中公路客運的第一品牌。歷經公路局時代、台汽時代,至今已民營化23年,歷經股權結構變遷的國光客運,仍在積極進行變革。
其中一項許多人不知道的變革,就是股務管理的數位轉型。
民營化帶來股務管理新挑戰
2001年,當時國營的台汽客運公司,在政府推動公營事業民營化政策下,由1090位員工投入退休金,集資成立國光客運,成為民營化的先鋒。
「民營化之後,公司架構完全不同,在股務管理上,一切都要從零開始。」國光客運李柏衡副總經理回顧,當時網路資訊不普及,關於股務管理的資訊,只能從書上查找,並且手工建立Excel表單。包括印鑑變更、股票過戶等工作,都只能「純手動」,是一項龐雜的工作。
時至2020年初,疫情爆發,長達兩年的疫情,讓國光客運業務大受衝擊。因此,國光客運進行減資再增資,資本額成為10.5億元,換算下來有105萬張股票。由於股權非常分散,自辦股務管理仍是一項複雜的任務,這也成為國光客運決定導入StockTime雲端股務管理系統的重要契機。
引進StockTime雲端管理系統自辦股務,大幅提升股務管理品質
「那時,我們有兩種不同的抉擇,一種是改採全面無實體發行股票,並委託外部的股務代理公司代為處理股務作業;或者仍然自辦股務,但是引進高效率的股務資訊系統。」李柏衡副總說,至終,國光客運考量到當時成立的脈絡,以及股東人數眾多的現狀,維繫良好的股東關係至關重要,最後決定仍然採取股務自辦,更能夠優化投資人關係。
在決定導入何種系統時,國光客運經過研究後發現,圓祐資訊的StockTime雲端股務管理系統,堪稱市面上最可靠的股務系統,不僅獲得大型金融機構、製造業者採用,連其他客運同業也已經導入,更加深了國光客運加速引進StockTime雲端股務管理系統的決心,讓股務作業升級成為標準化、系統化工作流程,提昇股務工作品質。
李柏衡副總舉例,光是舊有股號的整理,藉助於StockTime,至今已經回收95%以上的股票,整理工作的準確性無懈可擊,從未受到股東的質疑。
高效率股務管理,成功維繫股東關係
「曾經有一位股東,拉著大行李箱來,裡面裝滿了股票,希望我們兩個小時內辦完股票過戶!」李柏衡副總說,類似這樣的場景屢屢發生,更讓國光客運體認到,高效率的股務作業管理,對於股東關係,甚至對於企業形象的維護,都是重中之重!
「股務工作經驗的傳承,更是StockTime雲端股務管理系統帶給我們的重要價值!」李柏衡副總表示,股務管理有大量的紙本資料,以往在沒有資訊化之前,只有經驗豐富的熟手,才有能耐加快處理速度,並降低出錯率。
現在,StockTime雲端股務管理系統提供了正確股務資料的建立、完整的流程、大量的教學資源,讓股務管理成為標準化作業,幾乎沒有人為失誤的可能,更讓股務工作容易上手,經驗得以傳承。「特別是股權計算,不但攸關股東權益,更有可能影響公司的經營權,這是絕對不能出錯的!」李柏衡副總強調。
唯一上雲股務系統,資安韌性令人信賴
在導入StockTime雲端股務管理系統之前,國光客運也曾經比較過市面上其他股務系統,但很快就發現,這些股務系統幾乎都屬於單機版或是小套裝軟體,不僅在後續更新、升級、維護上困難重重,在資安上更是難以令人放心。
李柏衡副總指出,StockTime雲端股務管理系統不僅是台灣市面上唯一的雲端股務系統,更是架構在微軟Azure雲端平台上,安全性與韌性無庸置疑,能夠完全放心。
有感降低股務管理成本,自辦股務一舉數得
股務管理成本的節省,也令國光客運相當有感。李柏衡副總指出,如果找股務代理公司,每年至少有數萬元的基本費。然而,採用StockTime雲端股務管理系統,一年只需要股務代理公司的1/4以下。
「最貴的還是人力成本!StockTime雲端股務管理系統能夠為我們節省一半以上的人力。」李柏衡副總說,現在國光客運只需要1/4到1/5的人力,就能解決絕大多數的股務工作。他指出,特別在印鑑比對這類需要大量人力的工作上,以及召開股東會時的大量資料整理工作上,StockTime簡直是公司的救星。況且,自辦股務更能即時掌握股權動態,並維護良好的股東關係,可說一舉數得。
圓祐資訊專業團隊提供諮詢,成為可靠後盾
對於圓祐資訊提供的專家諮詢,李柏衡副總同樣印象深刻。具有豐富股務管理經驗的資深團隊,對於自辦股務的公司,總能提供應時的支援。例如委外印刷股票、股東會現場協助、股東會開會通知書設計、議程安排等,許多「眉角」,圓祐資訊的專家團隊,都能成為令人安心的強大後援部隊。加速數位轉型,國光客運致力追求永續
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國光客運近年來大力推動數位轉型。在營運面,除了早已引進ERP系統,大幅提高行政工作效率。以國光客運集團曾高達35億營業額、3-4多家子公司的規模下,財務及會計部門的規模僅需10多人,即可順暢運作。
「我們是民營公司,如果不進步,就是後退!在少子化的趨勢下,再加上高鐵的競爭,我們必須找到最佳的營運規模。這必須藉由數位轉型才能做到。」李柏衡副總指出,在業務面,國光客運民營化之後,面對的是民間企業的競爭。因此國光客運在數位轉型更是持續加大力度,例如推動運具數位化,運用大量的數據,提升載客的經濟效益,甚至能做到駕駛行為管理,提升運輸的安全性。
選擇StockTime雲端股務管理系統,無疑是國光客運進行數位轉型的重要一環。如今的國光客運,仍持續在走向轉型的路上,早已不是如同外界想像的,僅是一家客運公司。現在的國光客運,更逐漸成為一家數據公司。藉由運用大量營運數據,不久的將來,整套維運管理、車隊管理的KNOW-HOW,都可能成為國光客運的產品。放眼未來,追求永續經營,創造國光品牌的最高價值,也成為國光客運最重要的目標。
圓祐資訊於2018年推出「StockTime雲端股務管理系統」,專門針對未上市櫃公司開發設計的股東關係(IR)管理平台,提供提供股務管理的資料異動、作業流程、資訊傳遞、法規遵循等解決方案,協助企業建立標準化且符合法規的管理流程,系統化保存股務資料,保障股東權益,降低資料遺失的風險。
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